Il backup del gestionale

Tra delle procedure fondamentali che il responsabile del garden center dovrebbe porre in essere con meticolosa periodicità c’è il backup dei dati aziendali del proprio sistema informativo gestionale. Spesso mi capita di incontrare, ancora oggi, delle realtà florovivaistiche che sottovalutano la procedura di salvataggio dei dati aziendali, incorrendo spesso in situazioni di criticità che a volte portano a costosi e lunghi reinserimenti di dati. Una buona prassi per la protezione dei dati non è esclusiva delle grandi aziende, ma interessa tutte le realtà di impresa anche quelle più piccole. E sono soprattutto le piccole realtà aziendali dove “si dimentica” più spesso di eseguire il salvataggio dei dati su supporti esterni al server aziendale. E’ chiaro che impostare un sistema di backup automatico è la situazione migliore alla quale affidarsi per salvaguardare la sicurezza del proprio patrimonio informativo. Esistono vari metodi per effettuare il backup dei dati del gestionale aziendale e dipendono sia dal tipo di supporto sul quale vengono eseguiti sia dal tipo di software im piegato per realizzarli. Per esemplificare consideriamo il caso di una piccola rete informatica composta da un personal computer con funzioni di server e due terminali che svolgono le funzioni di cassa. Utilizzando un software open source come il cobian backup è possibile impostare automaticamente le copie ad intervalli regolari o in orari specifici, solitamente la sera dopo la fine dell’orario di apertura del garden center. Tramite l’impiego di questo software l’utente può scegliere se usare il backup incrementale od effettuare ogni volta un backup completo. Inoltre è  possibile scegliere se comprimere i file, impostare liste di inclusione/esclusione, impostare azioni da eseguire prima o dopo l’effettuazione dell’operazione di backup. Un’altra funzione interessante riguarda la possibilità di copiare le directory contenenti i dati del gestionale aziendale direttamente su un’area del web dedicata tramite ftp. Per mettere al sicuro le copie di backup si possono utilizzare degli hard disk esterni USB, utilizzandone due, a giorni alterni, in modo tale da conservare fuori dall’ufficio una copia recente che, anche in caso di furto dell’altra unità, sarebbe sempre disponibile per un eventuale ripristino. Oltre a pianificare i salvataggi è bene approntare anche le relative procedure di ripristino dei dati prima che sorga l’effettiva necessità. In questo modo, al verificarsi dell’evento negativo, furto, rottura o altro che sia, bisogna essere in grado di ripristinare, in tempi sufficientemente accettabili, la procedura software che permette lo svolgimento delle attività quotidiane.

Il tablet nel Garden Center

Con la diffusione dei nuovi dispositivi digitali, quali gli smartphone e i tablet, il modo di comunicare delle persone nel tempo libero e delle imprese nell’ambito professionale ha subito un profondo cambiamento, in quanto, utilizzando Internet, questi nuovi strumenti permettono di scambiare informazioni, video, prodotti e servizi in modo sempre più massiccio. All’interno di questo nuovo panorama comunicativo i tablet la fanno sempre più da padrona, infatti, secondo il Connected Device Report diNielsen in Italia ci sono circa un milione di possessori di tablet

Questi device si confermano più trasversali degli smartphone grazie al mix di usabilità, semplicità e funzionalità. Il garden center può trarre importanti vantaggi dall’impiego di tale strumento sia per quanto concerne la gestione del punto vendita sia per quanto attiene alle strategie di mobile marketing. Concentriamo ora l’attenzione sull’aspetto gestionale e di controllo che può scaturire dall’impiego di un dispositivo come il tablet. I punti vendita garden center possono utilizzare i dispositivi di ultima generazione per controllare a distanza parte della gestione del negozio. Un tablet, grazie alle sue caratteristiche di semplicità e portabilità abbina una serie di funzionalità di posta elettronica, di programmi di video scrittura e fogli di calcolo, di gestione di video e fotografie, a delle applicazioni realizzate appositamente per la visualizzazione e la gestione entro le dimensioni dello schermo. Basti pensare alle migliaia di App di Apple o Android.

IL GARDENISTA CON L’AZIENDA IN TASCA. Consideriamo un’applicazione di collegamento remoto, come l’App di teamviewer, e l’uso che ne può fare il titolare o responsabile di un garden center. Esemplifichiamo la situazione che vede il nostro gardenista fuori azienda per qualche giorno, per visitare una fiera o per visitare colleghi all’estero. Innanzitutto per quanto concerne le caratteristiche tecniche, prendendo ad esempio un modello di tablet iPad2, vediamo che esso possiede un processore dual-core A5, con una capacità che va da 16 a 64 GB e display multi-touch widescreen lucido retroilluminato LED da 9,7″. Pertanto viene da sé che in un piccolo concentrato di tecnologia è possibile, oltre che scrivere lettere, inviare e-mail, utilizzare i social network, impiegare anche un’applicazione di controllo remoto per connettersi con una postazione a distanza. Nell’arco di pochi secondi è possibile instaurare un collegamento ad un computer qualsiasi tramite Internet e controllare il computer a distanza, come se si fosse seduti lì davanti. Pertanto il nostro responsabile di un garden center potrebbe collegarsi per conoscere in tempo reale l’andamento del punto vendita in sua assenza o per recuperare altre informazioni utili che solitamente sarebbero contenute in un notebook, non sempre comodo da portare in giro e da consultare. Ciò che rende veramente interessante questi software di telecontrollo è che, una volta collegati, si visualizza il desktop del pc remoto come realmente si presenta quando si opera davanti allo stesso in sede. Risulta evidente il vantaggio di non possedere effettivamente l’applicazione desiderata sul tablet, ma di utilizzare quella remota. Basti pensare alla possibilità di aprire l’applicativo gestionale per visualizzare ad esempio le statistiche di andamento della giornata.

La flessibilità del software gestionale

Il software gestionale, sia per l’azienda vivaistica di produzione che per il punto vendita Garden Center, è il cardine nella definizione del flusso informativo dei dati aziendali. Per mezzo della procedura informatica installata nella rete aziendale, infatti, le realtà florovivaistiche svolgono le attività quotidiane inerenti la logistica in entrata e in uscita. Tramontata l’era del software gestionale fortemente rigido e strutturato in grado di eseguire le operazioni di acquisto e di vendita, ma con un forte vincolo di dipendenza dall’azienda fornitrice del software, in questi ultimi anni il settore dei sistemi gestionali per il settore del verde ha vissuto e sta vivendo un grande fermento nel proporre software di gestione sempre più flessibili per gli utenti che li devono impiegare. Ma quali sono le caratteristiche di flessibilità che un software specifico per la gestione dell’azienda verde dovrebbe avere?

Individuiamo tre qualità essenziali:
– la capacità di gestire autonomamente i layout degli output informativi
– la riduzione al minimo della possibilità di un “fermo di sistema”
– l’integrazione del software con i dispositivi mobili di ultima generazione.
Il primo punto attiene in particolar modo alla possibilità offerta dal software di lasciare all’utente la libertà di modificare, ad esempio, i layout di stampa di alcune statistiche di rilievo come quelle sul venduto. Un software gestionale specifico, inoltre, deve essere studiato in modo tale da risolvere le situazioni critiche, come eventuali fermi di sistema. Infatti data la rottura o il malfunzionamento dell’unità centrale (server) dove risiede il database aziendale, l’utente dovrebbe essere in grado, anche con l’aiuto della software house, di ripristinare le funzionalità operative nel più breve tempo possibile.
Infine, ed è questo uno dei punti di maggiore interesse di questo blog, il sistema gestionale dell’azienda verde deve essere predisposto ad uno sviluppo per l’utilizzo sui nuovi dispositivi mobili, quali gli smartphone, i tablet, ecc.. L’esigenza di mobilità degli imprenditori florovivaisti è sempre più sentita e la sfida attuale e futura delle aziende che producono software vede una sempre maggiore attenzione alle tematiche che coinvolgono i moderni dispositivi informatici che sono al tempo stesso strumenti per la comunicazione e per la gestione.