Informatica Gestionale Verde – Il Blog di informatica per il Garden e il Giardiniere

28 Luglio 202328 Luglio 2023

Nuova lotteria degli scontrini istantanea

E’ in arrivo una novità che riguarderà tutti gli esercenti commerciali tra i quali anche i Garden Center. L’articolo 1, commi da 540 a 544, della legge 11 dicembre 2016, n. 232 è stato modificato introducendo la lotteria degli scontrini ad estrazione istantanea che prevede una verifica immediata della vincita. Pertanto con l’introduzione di questa nuova normativa sarà possibile per i clienti degli esercizi commerciali partecipare ad una lotteria istantanea.

Con il provvedimento interdirettoriale del Direttore dell’Agenzia delle dogane e dei
monopoli d’intesa con il Direttore dell’Agenzia delle entrate n. 80217 del 5 marzo
2020 e successive modificazioni, sono state stabilite le regole per la partecipazione alle
lotterie degli scontrini. La modifica alla normativa vigente ha inserito, accanto alla lotteria “differita”, anche la lotteria “istantanea” che consente di verificare in pochi giorni se il biglietto è vincente e dà diritto a premi.

COME FUNZIONA

Durante la fase di emissione dello scontrino, il registratore fiscale dovrà stampare sul documento commerciale un codice bidimensionale (CB) per la partecipazione alla
lotteria istantanea e deve contenere tutte le informazioni necessarie per permettere
la successiva fase di verifica. Il suddetto codice bidimensionale è memorizzato nella
memoria permanente della stampante fiscale insieme al documento commerciale a cui si
riferisce.

COME ADEGUARSI

Per allinearsi alla nuova disposizione normativa è indispensabile aggiornare il proprio registratore telematico. Infatti entro il 2 ottobre 2023 sarà necessario aggiornare il firmware della stampante fiscale presente nel proprio esecizio commerciale e verificare che ci sia un allineamento con il software gestionale che, laddove presente, viene impiegato per inviare gli scontrini al registratore fiscale. L’agenzia delle Entrate comunica che si può usufruire di un contributo per tale aggiornamento pari al 100% della spesa sostenuta, per un massimo di 50 euro per ogni registratore telematico. Per il corretto sdempimento è necessario rivolgersi all’azienda che ha provveduto a fiscalizzare i registratori telematici.

10 Luglio 202325 Luglio 2023

CI-5 Glory: la soluzione ultra-compatta per la gestione del contante alla cassa

Una delle attività più delicate all’interno di un punto vendita è la gestione del contante. Se sei il responsabile di un punto vendita saprai molto bene che le implicazioni derivanti dal “maneggiare” il denaro al punto cassa sono innumerevoli. Anche se negli ultimi anni abbiamo assistito ad un aumento consistente dei pagamenti con carte elettroniche, è pur vero che il contante rimane una forma di pagamento che può creare una serie di problematiche. Vediamo insieme quali sono queste problematiche e come poterle risolverle introducendo una macchina per la gestione dei soldi in contante.

1- I tempi di attesa alla cassa: l’operazione di incasso del totale dello scontrino pagato in contante richiede una serie di operazioni svolte sia dal cliente che dal cassiere/a che possono richiedere una certa quantità di tempo, appensantendo di fatto la presenza in coda degli altri avventori. Proviamo ad esemplificare. Il cassiere/a comunica il totale al cliente, il cliente deve cercare la banconota più appropriata per pagare il conto, il cassiere/a deve predisporre il resto da dare e deve porre maggiore attenzione nel ottemperare a questo compito, cosa non agevole soprattutto nei periodi di punta (basti pensare all’operatività di un Garden Center in primavera).

2- Indennità di cassa: solitamente al cassiere/a, come forma di tutela, viene garantita un’indennità di cassa in caso di errori contabili: resti sbagliati, ammanchi di cassa, banconote false, ecc.. Queste indennità sono costi aggiuntivi per un punto vendita soprattuttto quando ci sono diverse cassiere che devono “turnarsi” nella presenza alla cassa.

3- Errore umano: durante le operazioni di incasso del contante, l’operatore è soggetto ad errore in particolare in un ambiente con un rumeore di fondo continuo, pertanto risulta abbastanza comune pensare di aver ricevuto un taglio di banconota e dare il resto sbagliato in un momento di confusione.

L’introduzione di una macchina per la gestione del contante può certamente risolvere le criticità che abbiamo visto sopra. Tra le migliori macchine presenti sul mercato oggi troviamo la CI-5 della Glory che è un leader globale nelle soluzioni tecnologiche per la gestione dei contanti. CI-5 è la soluzione ultracompatta che automatizza in modo sicuro i pagamenti in contante all’interno del punto vendita. Integrata con il sistema gestionale OK, evita il contatto con il denaro da parte del cassiere ed elimina il rischio di errori e ammanchi a fine giornata, aumentando la produttività del personale e la soddisfazione del cliente soprattutto durante i periodi di maggiore affluenza in primavera e durante la stagione natalizia. La grande forza del produttore è che ha sviluppato dei tool di integrazione molto potenti e affidabili pertanto la macchia può essere integrata con qualsiasi software gestionale, previa certificazione della Glory stessa. Vediamo più da vicino le caratteristiche della CI-5.

Dalle dimensioni contenute (200x590x300 mm) la CI-5 ha un peso di circa 30 kg ed è perfettamente integrabile nel mobile del banco cassa . Al suo interno sono presenti 3 magazzini di ricircolo per le banconote e 8 magazzini di ricircolo per le monete, garantendo una disponibilità di denaro importante sia per gli incassi che per i resti. La capacità di banconote di ogni magazzino è di 50 unità e il cassetto di raccolta arriva a contenere fino a 300 banconote. Un elemento di notevole impatto è che la progettazione dei cassetti interni è stata pensata per aiutare l’operatore, con appositi segnali verdi, nelle operazioni di prima assistenza che si dovessero verificare prima dell’intervento di un tecnico.

Queste caratteristiche fondamentali della CI-5 ci fanno comprendere come la gestione dei contanti sia agevole e di grande aiuto all’operatore di cassa. Inoltre l’integrazione con il software gestionale offre un automatismo di grande efficienza che, tramite la comunicazione tra la macchina e il software, aiuta l’operatore a incassare il contante senza più avere la necessità dell’intervento umano. La gestione dell’emissione dei buoni completamente automatizzata risolve i possibili disagi derivanti dalla mancanza di resti.

23 Dicembre 202228 Luglio 2023

Come salvare la posta elettronica da Outlook

La posta elettronica è un sistema di comunicazione che ormai diamo per scontato. Ma la sola installazione di un gestore di posta elettronica quale Outlook, Thunderbird, ecc., non basta per stare tranquilli sulla salvaguardia dei dati. Se lavori all’interno di un ufficio amministrativo saprai bene che la mole di informazioni che viene scambiata via email è veramente vasta. E la perdita di email può significare un gran bel guaio nella gestione dei dati all’interno dell’azienda. Stessa cosa dicasi per i dispositivi mobili: siamo talmente abituati a scambiare informazioni anche via posta dal nostro smartphone che lo diamo per scontato. la semplicità e l’immediatezza del nostro smartphone ci dà la sensazione che i dati siano sempre salvaguardati. Non è cosi.

Esistono fondamentalmente due modi per visualizzare la posta: via webmail e via gestore di posta elettronica su client. Nel primo caso basta accedere sul portale del fornitore che ci dà la posta (come Aruba, Register, ecc.) per poter inviare e ricevere messaggi . Nel secondo caso invece abbiamo bisogno di installare un software terzo che, tramite un protocollo che comunica con il server web, ci perrmettte di gestire la nostra posta elettronica. Ci sono due tipi di protocolli che di solito vengono impiegati allo scopo: POP3 e IMAP. Nel primo caso la posta viene fisicamente scaricata sul nostro dispositivo (pc, smartphone, ecc.), mentre nel secondo caso visualizziamo la posta sul server come se fosse uno specchio. Quando utilizziamo il protocollo POP3 stiamo in effetti salvando i dati sul nostro pc, pertanto dovremo preoccuparci del fatto che potremo avere dei problemi di perdita di dati solo se il nostro pc (hard disk) si “rompe”. Mentre utilizzando il protocollo IMAP anche la sola cancellazione di una email inavvertitamente può provocarne la perdita. A meno che il fornitore di posta non abbia un servizio di backup dobbiamo prendere in seria considerazione il salvataggio periodico dei dati per non incorrere in perdite che potrebbero risultare anche molto onerose.

Vediamo come copiare la nostra posta utilizzando il servizio di Outlook. Il primo passo è accedere ad Outlook e cliccare sul menù File-Apri ed esporta. Successivamente cliccare sul bottone “Importa / esporta”:

Seguire i passi indicati nelle figure seguenti:

Nell’ultimo passaggio bisogna indicare dove salvare il backup della posta

Terminata l’impostazione, cliccando sul bottone fine apparirà un’ulteriore maschera che offre la possibilità di indicare una password, necessaria poi per il ripristino

A questo punto si può avviare il salvataggio dei dati cliccando su “OK”

Esiste, infine, un altro metodo di copia “veloce” delle email contenute nella propria casella digitale ed è la copia della singola email in una cartella di Windows a nostra scelta. Questo metodo presenta il vantaggio di avere una cartella “esterna” al software di gestione della posta elettronica, ma può rappresentare uno svantaggio in caso di fughe di dati. L’operazione è molto semplice, basta posizionarsi sull’email che si vuole copiare e con il tasto destro del mouse eseguire una copia. Successivamente ci posizioneremo nella cartella, che avremo creato in precedenza per lo scopo, ed eseguiremo la funzione incolla con il tasto destro del mouse.

12 Dicembre 202212 Dicembre 2022

La stampa delle etichette indelebili: che materiale usare?

La stampa delle etichette indelebili è una delle attività di fondamentale importanza per un punto vendita Garden Center, per un Vivaio e generalmente per tutte le attività che espongono prodotti soggetti alle intemperie. Se sei il responsabile di un punto vendita che offre piante e fiori ai propri clienti sicuramente avrai a che fare con gli elementi naturali che caratterizzano l’esistenza stessa di questi prodotti: l’acqua, il terriccio, il sole e l’umidità in generale. La stampa delle etichette indelebili diventa cruciale per due motivi:

1- la leggibilità delle informazioni

2- la durata delle informazioni nel tempo

In primo luogo, infatti, le informazioni riguardanti il prodotto come il prezzo, il codice a barre e le note colturali con la relativa simbologia devono sempre essere nitide per garantire la leggibilità sia da parte del pubblico che da parte del software gestionale che permette l’emissione dei documenti fiscali. Queste informazioni, oltre che essere leggibili, devono anche rimanere impresse sul supporto, l’etichetta, per il tempo necessario affinchè vengano vendute. E se per alcuni prodotti questo tempo si riduce a qualche settimana, per altre tipologie di prodotto “vivo”, come ad esempio delle piante di ulivo, il tempo di permanenza nel punto vendita si allunga anche di qualche mese se non anni.

QUALE MATERIALE UTILIZZARE PER LA STAMPA INDELEBILE

Per poter ottenere un’etichetta indelebile bisogna utilizzare la giusta combinazione del materiale con cui viene prodotta l’etichetta e il ribbon di stampa (inchiostro di stampa). Il materiale principale dell’etichetta deve essere una plastica anche se negli ultimi anni sono stati sviluppati e prodotti dei materiali biologici in grado di garantire sia l’indelebilità sia l’ecosostenibilità. Attualmente però il materiale più diffuso è ancora la plastica.

Quando parliamo di materiale plastico ci riferiamo ad un ampio spettro di plastiche che vanno dal Pvc al poliestere. Un tipo di plastica che si presta per una stampa indelebile, adatta al settore florovivaistico in generale, è un coestruso di polietilene e polipropilene, in quanto è in grado di garantire elasticità e robustezza allo stesso tempo. Infatti il Pvc, che è un tipo di materiale molto robusto, soffre molto gli sbalzi di temperatura quindi il rischio di irrigidimento è dietro l’angolo. Ma la scelta del materiale non è l’unica variabile che entra in gioco. Infatti è indispensabile dotarsi anche di un ribbon di stampa adatto allo scopo di rendere l’etichetta indelebile. Esistono principalmente tre tipologie di ribbon:

1- cera

2- cera-resina

3- resina

Il primo garantisce una qualità di stampa formidabile però è soggetto allo sbiadimento anche con il solo tocco della mano. All’opposto quello in resina garantisce la massima indelebilità a scapito della qualità di stampa. Pertanto l’inchiostro corretto da utilizzare è il ribbon cera-resina. Ed è proprio il connubbio di questo tipo di ribbon con il materiale plastico di cui ho parlato sopra che garantisce il giusto compromesso tra la qualità di stampa e l’indelebilità e resistenza dell’etichetta.

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21 Novembre 202221 Novembre 2022

Rpbackup: come salvare i dati del gestionale in cloud

Se sei il responsabile di un punto vendita Garden Center sai bene che la salvaguardia dei dati aziendali è di fondamentale importanza per garantire la continuità operativa. A prima vista questa affermazione sembrerebbe essere scontata,ma in realtà cosi non è. E questo dipende da diversi fattori che spesso condizionano l’esecuzione di un backup dei dati. Tra quelli più comuni ne identifichiamo tre:

1- backup eseguiti manualmente

2-esecuzione sporadica dei backup

3-mancanza di una strategia e di un responsabile che si occupi del salvataggio dei dati

In molte realtà, soprattutto quelle più piccole, l’incombenza dei dati è lasciata al singolo operatore che deve eseguire il backup manualmente. In secondo luogo chi si occupa di backup non fa una pianificazione adeguata della frequenza con la quale fare il salvataggio. L’attività viene eseguita solo quando l’operatore si ricorda di farlo. Infine, si cerca di eseguire il backup solo su un tipo di supporto, di solito il disco rigido del proprio pc o server.

Per non lasciare che il salvataggio dei dati sia un’attività sporadica è necessario in prima battuta automatizzare questa funzione in modo tale da poter schedulare giornalmente l’attività. Inoltre bisogna dotarsi di un strategia specifica che preveda:

a-salvataggio automatico in cloud

b. salvataggio su diversi tipi di supporto presenti in azienda (Hard disk)

c. salvataggio “off site“

Vediamo come funziona nello specifico lo strumento Rpbackup per il salvataggio dei dati sia in cloud che off site. Rpbackup è un sistema automatico che prevede il salvataggio dei dati del gestionale su un’area specifica di un server remoto che viene messa a disposizione del cliente. Le specifiche funzionali di questo sistema permettono di utilizzate protocolli di sicurezza (Sftp) per la trasmissione dei dati che solitamente avviene nelle ore notturne. Oltre a poter pianificare la data e l’ora ricorrente, è inoltre possibile definire quali attività / software vadano interrotte e ripristinate una volta eseguito il backup. Nel caso di un gestionale come OK, è indispensabile fermare il servizio Firebird, prima di eseguire le copie, e ripristinarlo alla fine dell’attività di salvataggio. Accanto all’attività primaria di esecuzione del backup in cloud Rpbackup esegue delle copie anche su supporti fisici presenti in azienda sia di tipo permanente (ad esempio hard disk) sia removibili (ssd o hard disk esterni) in modo tale che una copia dei dati, oltre che ad essere presente sul server in cloud è anche a disposizione all’interno di un supporto che può essere portato via dall’azienda in caso di furti e/o manomissioni dei supporti presenti.

Infine, ma non per questo meno importante, bisogna prevedere di fare dei restore periodici per essere sicuri che le copie che si stanno eseguendo sono conformi all’esecuzione dell’operazione inversa al backup. Rpbackup affianca la funzione già esistente di salvataggio dei dati che il gestionale OK mette a disposizione dell’operatore all’interno della procedura. Pertanto è anche consigliabile eseguire periodicamente delle copie utilizzando la funzione di “Utility database” che tra l’altro crea le condizioni per l’esecuzione di un rispristino immediato in caso di crash del sistema e conseguente perdita dei dati in linea.

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