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Come salvare la posta elettronica da Outlook

La posta elettronica è un sistema di comunicazione che ormai diamo per scontato. Ma la sola installazione di un gestore di posta elettronica quale Outlook, Thunderbird, ecc., non basta per stare tranquilli sulla salvaguardia dei dati. Se lavori all’interno di un ufficio amministrativo saprai bene che la mole di informazioni che viene scambiata via email è veramente vasta. E la perdita di email può significare un gran bel guaio nella gestione dei dati all’interno dell’azienda. Stessa cosa dicasi per i dispositivi mobili: siamo talmente abituati a scambiare informazioni anche via posta dal nostro smartphone che lo diamo per scontato. la semplicità e l’immediatezza del nostro smartphone ci dà la sensazione che i dati siano sempre salvaguardati. Non è cosi.

Esistono fondamentalmente due modi per visualizzare la posta: via webmail e via gestore di posta elettronica su client. Nel primo caso basta accedere sul portale del fornitore che ci dà la posta (come Aruba, Register, ecc.) per poter inviare e ricevere messaggi . Nel secondo caso invece abbiamo bisogno di installare un software terzo che, tramite un protocollo che comunica con il server web, ci perrmettte di gestire la nostra posta elettronica. Ci sono due tipi di protocolli che di solito vengono impiegati allo scopo: POP3 e IMAP. Nel primo caso la posta viene fisicamente scaricata sul nostro dispositivo (pc, smartphone, ecc.), mentre nel secondo caso visualizziamo la posta sul server come se fosse uno specchio. Quando utilizziamo il protocollo POP3 stiamo in effetti salvando i dati sul nostro pc, pertanto dovremo preoccuparci del fatto che potremo avere dei problemi di perdita di dati solo se il nostro pc (hard disk) si “rompe”. Mentre utilizzando il protocollo IMAP anche la sola cancellazione di una email inavvertitamente può provocarne la perdita. A meno che il fornitore di posta non abbia un servizio di backup dobbiamo prendere in seria considerazione il salvataggio periodico dei dati per non incorrere in perdite che potrebbero risultare anche molto onerose.

Vediamo come copiare la nostra posta utilizzando il servizio di Outlook. Il primo passo è accedere ad Outlook e cliccare sul menù File-Apri ed esporta. Successivamente cliccare sul bottone “Importa / esporta”:

Seguire i passi indicati nelle figure seguenti:

Nell’ultimo passaggio bisogna indicare dove salvare il backup della posta

Terminata l’impostazione, cliccando sul bottone fine apparirà un’ulteriore maschera che offre la possibilità di indicare una password, necessaria poi per il ripristino

A questo punto si può avviare il salvataggio dei dati cliccando su “OK”

Esiste, infine, un altro metodo di copia “veloce” delle email contenute nella propria casella digitale ed è la copia della singola email in una cartella di Windows a nostra scelta. Questo metodo presenta il vantaggio di avere una cartella “esterna” al software di gestione della posta elettronica, ma può rappresentare uno svantaggio in caso di fughe di dati. L’operazione è molto semplice, basta posizionarsi sull’email che si vuole copiare e con il tasto destro del mouse eseguire una copia. Successivamente ci posizioneremo nella cartella, che avremo creato in precedenza per lo scopo, ed eseguiremo la funzione incolla con il tasto destro del mouse.

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La stampa delle etichette indelebili: che materiale usare?

La stampa delle etichette indelebili è una delle attività di fondamentale importanza per un punto vendita Garden Center, per un Vivaio e generalmente per tutte le attività che espongono prodotti soggetti alle intemperie. Se sei il responsabile di un punto vendita che offre piante e fiori ai propri clienti sicuramente avrai a che fare con gli elementi naturali che caratterizzano l’esistenza stessa di questi prodotti: l’acqua, il terriccio, il sole e l’umidità in generale. La stampa delle etichette indelebili diventa cruciale per due motivi:

1- la leggibilità delle informazioni

2- la durata delle informazioni nel tempo

In primo luogo, infatti, le informazioni riguardanti il prodotto come il prezzo, il codice a barre e le note colturali con la relativa simbologia devono sempre essere nitide per garantire la leggibilità sia da parte del pubblico che da parte del software gestionale che permette l’emissione dei documenti fiscali. Queste informazioni, oltre che essere leggibili, devono anche rimanere impresse sul supporto, l’etichetta, per il tempo necessario affinchè vengano vendute. E se per alcuni prodotti questo tempo si riduce a qualche settimana, per altre tipologie di prodotto “vivo”, come ad esempio delle piante di ulivo, il tempo di permanenza nel punto vendita si allunga anche di qualche mese se non anni.

QUALE MATERIALE UTILIZZARE PER LA STAMPA INDELEBILE

Per poter ottenere un’etichetta indelebile bisogna utilizzare la giusta combinazione del materiale con cui viene prodotta l’etichetta e il ribbon di stampa (inchiostro di stampa). Il materiale principale dell’etichetta deve essere una plastica anche se negli ultimi anni sono stati sviluppati e prodotti dei materiali biologici in grado di garantire sia l’indelebilità sia l’ecosostenibilità. Attualmente però il materiale più diffuso è ancora la plastica.

Quando parliamo di materiale plastico ci riferiamo ad un ampio spettro di plastiche che vanno dal Pvc al poliestere. Un tipo di plastica che si presta per una stampa indelebile, adatta al settore florovivaistico in generale, è un coestruso di polietilene e polipropilene, in quanto è in grado di garantire elasticità e robustezza allo stesso tempo. Infatti il Pvc, che è un tipo di materiale molto robusto, soffre molto gli sbalzi di temperatura quindi il rischio di irrigidimento è dietro l’angolo. Ma la scelta del materiale non è l’unica variabile che entra in gioco. Infatti è indispensabile dotarsi anche di un ribbon di stampa adatto allo scopo di rendere l’etichetta indelebile. Esistono principalmente tre tipologie di ribbon:

1- cera

2- cera-resina

3- resina

Il primo garantisce una qualità di stampa formidabile però è soggetto allo sbiadimento anche con il solo tocco della mano. All’opposto quello in resina garantisce la massima indelebilità a scapito della qualità di stampa. Pertanto l’inchiostro corretto da utilizzare è il ribbon cera-resina. Ed è proprio il connubbio di questo tipo di ribbon con il materiale plastico di cui ho parlato sopra che garantisce il giusto compromesso tra la qualità di stampa e l’indelebilità e resistenza dell’etichetta.

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Rpbackup: come salvare i dati del gestionale in cloud

Se sei il responsabile di un punto vendita Garden Center sai bene che la salvaguardia dei dati aziendali è di fondamentale importanza per garantire la continuità operativa. A prima vista questa affermazione sembrerebbe essere scontata,ma in realtà cosi non è. E questo dipende da diversi fattori che spesso condizionano l’esecuzione di un backup dei dati. Tra quelli più comuni ne identifichiamo tre:

1- backup eseguiti manualmente

2-esecuzione sporadica dei backup

3-mancanza di una strategia e di un responsabile che si occupi del salvataggio dei dati

Backup in cloud

In molte realtà, soprattutto quelle più piccole, l’incombenza dei dati è lasciata al singolo operatore che deve eseguire il backup manualmente. In secondo luogo chi si occupa di backup non fa una pianificazione adeguata della frequenza con la quale fare il salvataggio. L’attività viene eseguita solo quando l’operatore si ricorda di farlo. Infine, si cerca di eseguire il backup solo su un tipo di supporto, di solito il disco rigido del proprio pc o server.

Per non lasciare che il salvataggio dei dati sia un’attività sporadica è necessario in prima battuta automatizzare questa funzione in modo tale da poter schedulare giornalmente l’attività. Inoltre bisogna dotarsi di un strategia specifica che preveda:

a-salvataggio automatico in cloud

b. salvataggio su diversi tipi di supporto presenti in azienda (Hard disk)

c. salvataggio “off site“

Vediamo come funziona nello specifico lo strumento Rpbackup per il salvataggio dei dati sia in cloud che off site. Rpbackup è un sistema automatico che prevede il salvataggio dei dati del gestionale su un’area specifica di un server remoto che viene messa a disposizione del cliente. Le specifiche funzionali di questo sistema permettono di utilizzate protocolli di sicurezza (Sftp) per la trasmissione dei dati che solitamente avviene nelle ore notturne. Oltre a poter pianificare la data e l’ora ricorrente, è inoltre possibile definire quali attività / software vadano interrotte e ripristinate una volta eseguito il backup. Nel caso di un gestionale come OK, è indispensabile fermare il servizio Firebird, prima di eseguire le copie, e ripristinarlo alla fine dell’attività di salvataggio. Accanto all’attività primaria di esecuzione del backup in cloud Rpbackup esegue delle copie anche su supporti fisici presenti in azienda sia di tipo permanente (ad esempio hard disk) sia removibili (ssd o hard disk esterni) in modo tale che una copia dei dati, oltre che ad essere presente sul server in cloud è anche a disposizione all’interno di un supporto che può essere portato via dall’azienda in caso di furti e/o manomissioni dei supporti presenti.

Infine, ma non per questo meno importante, bisogna prevedere di fare dei restore periodici per essere sicuri che le copie che si stanno eseguendo sono conformi all’esecuzione dell’operazione inversa al backup. Rpbackup affianca la funzione già esistente di salvataggio dei dati che il gestionale OK mette a disposizione dell’operatore all’interno della procedura. Pertanto è anche consigliabile eseguire periodicamente delle copie utilizzando la funzione di “Utility database” che tra l’altro crea le condizioni per l’esecuzione di un rispristino immediato in caso di crash del sistema e conseguente perdita dei dati in linea.

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Leggere i barcode alla cassa con CS2600 BT

La scansione dei codici a barre alle casse è un passaggio fondamentale per raccogliere i dati del carrello del cliente ed emettere lo scontrino. Indubbiamente la lettura del codice a barre presuppone che lo stesso sia stampato in maniera nitida sull’etichetta apposta sul prodotto. L’altra prerogativa per la riuscita della scansione del codice a barre è il lettore laser. Uno dei lettori laser più performanti che oggi possiamo trovare sul mercato è il CS2600.

Lettore CS2600 BT

Qui prendiamo in considerazione il modello BT (bluetooth) in quanto risulta più maneggevole per l’operatore di cassa di un garden Center. In effetti alla cassa di un Centro di Giardinaggio possono essere lette diverse referenze tra le quali, ad esempio, i sacchi di terriccio che difficilmente sono posizionabili sul mobile della cassa. Per agevolare la lettura di questo tipo di prodotti, lo scanner Cs2600 permette di far allontanare dalla postazione cassa l’operatore che si trova cosi agevolato nella lettura del barcode stampato sul sacco di terriccio. Vediamo quali sono le caratteristiche fondamentali:

1) design compatto ed ergonomico che ne consente l’installazione anche nei punti cassa di piccole dimensioni

2) lettura di barcode 1D e 2D da qualsiasi tipo di supporto, inclusi gli schermi di smartphone e tablet, con cursore di mira verde

3) operatività fino a 30 mt di distanza dalla base

4) batteria integrata agli Ioni di Litio che garantisce fino a 20 ore di operatività.

Queste caratteristiche rendono la lettura dei bar-code molto ergonomica e offrono uno strumento di grande flessibilità all’operatore o all’operatrice di cassa. Inoltre la grande sensibilità del lettore rende possibile anche la lettura di codici a barre “sporchi” ovvero quei codici a barre che per diversi motivi non sono stati stampati in maniera molto nitida sull’etichetta o sulla confezione.

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Scopri il magazzino funzionale con OK

La gestione del magazzino è una delle attività di rilievo all’interno di un punto vendita Garden Center per tenere sotto controllo le scorte dei prodotti presenti nel punto vendita. Tutte le operazioni che rientrano nella tipologia della logisica in entrata sono funzionali all’acquisizione di informazioni utili per diversi motivi tra i quali ricordiamo:

  • giacenza dei prodotti
  • generazione del valore di acquisto
  • capacità di riordino dei prodotti in tempo utile

Per ottenere il massimo dell’automatismo e impiegare il sistema gestionale OK al meglio sarebbe opportuno seguire un ciclo ben definito di lavorazione dei prodotti in entrata che partendo dall’ordine al fornitore giunge fino al carico di magazzino.

Vediamo i passaggi principali:

Ordine al fornitore

Per prima cosa è necessario realizzare l’ordine fornitore utilizzando l’apposita funzione all’interno del software Ok. Accedendo al menù Ordini-Nuovo ordine fornitore si apre la maschera per la compilazione dei dati riguardanti il fornitore, la data dell’ordine e della consegna, il tipo di ordine, le condizioni di pagamento, il trasporto, il porto e le note dell’ordine:

Testata dell’ordine
Corpo dell’ordine

Questa operazione genererà una disponibilità futura per il prodotto che potrà esere visualizzata nell’estratto conto speed dell’articolo. Al termine della compilazione, l’ordine può essere inviato al fornitore via email mediante la procedura gestionale stessa:

Carico di magazzino

Nel momento in cui la merce arriverà al punto vendita sarà possibile realizzare il carico di magazzino semplicemente trasformando l’ordine precedentemente fatto in un documento di carico che andrà a movimentare le giacenze dell’articolo. La semplicità di questa trasformazione sta nel fatto che aprendo un nuovo carico di magazzino dalla funzione apposita (MAGAZZINO-CARICHI DI MAGAZZINO) si potrà eseguire un drag&drop (ovvero un trascinamento con il mouse) riportando le informazioni dell’ordine direttamente nel carico:

Questa operazione avvantaggia notevolmente l’operatore che non dovrà riportare manualmente tutte le voci di carico (quantità, prezzi di acquisto, ecc.), ma potrà stampare immediatamente le etichette da apporre sui prodotti, laddove fosse necessario, e fare un controllo delle eventuali differenze tra l’ordinato e il ricevuto dal fornitore. Qualora il carico corrisponda esattamente all’ordine, esso verrà considerato evaso, oppure in caso di evasione parziale il software OK ne terrà conto archiviandolo per un richiamo successivo.

Carico di magazzino da file Xml del fornitore

In alternativa il gestionale OK permette anche il carico da fattura del fornitore in formato Xml. Esiste una funzione specifica che può essere richiamata selezionando la creazione di un nuovo carico come evidenziato nell’immagine qui sotto:

Importando il file xml del fornitore dall’apposito bottone “Importa fattura fornitore” si otterrà la lista degli articoli da caricare in magazzino completi di prezzi e quantità. In questa fase si dovrà abbinare il codice articolo del fornitore con il proprio codice o in alternativa, se si tratta di una nuova referenza, lasciare che la procedura OK generi in automatico l’anagrafica dell’articolo.

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