La Gift Card è la carta regalo personalizzata con l’immagine del punto vedita da offrire ai clienti che vogliono regalare un’esperienza d’acquisto presso il Garden Center. La duplice valenza di questo strumento è di fondamentale importanza per il punto vendita che vuole attrarre nuovi clienti, sfruttando ad esempio il periodo natalizio. Da un lato la card “obbliga” il cliente agli acquisti solo all’interno del punto vendita che la rilascia e dall’altro getta le basi per trasformare il cliente possessore della gift card in un cliente assiduo del negozio. Vediamo come funziona.
Innanzitutto la Card viene caricata dell’importo che il Cliente del Garden Center è disposto a pagare per fare il regalo nel database aziendale, gestito dalla piattaforma software che governa le postazioni cassa. La tessera è dotata sul retro di un codice a barre che è associato ai dati del cliente (nome, cognome, indirizzo, interessi, ecc.). Una volta effettuato l’acquisto il possessore della card presenta la stessa all’operatore di cassa che, leggendo il codice a barre con il lettore apposito, scalerà l’importo acquistato dal conto del cliente. Terminato l’importo presente sul conto della card il cliente avrà la possibilità di scegliere se continuare le proprie esperienze d’acquisto presso il garden Center, richiedendo la carta fedeltà “classica”. Ovviamente tanto più il cliente sarà soddisfatto della frequentazione del punto vendita mentre era in possesso della Gift Card quanto più sarà invogliato a diventare un cliente fidelizzato di quel determinato punto vendita. Pertanto l’attivazione di una campagna gift card in determinati periodi dell’anno, o piuttosto durante tutto l’arco dell’anno, diventa uno strumento essenziale per acquisire nuovi clienti e poterli monitorare all’interno delle funzionalità specifiche offerte dal software gestionale. In questo modo è possibile conoscere, ad esempio, quanti e quali clienti che hanno ricevuto in dono la gift card sono poi diventati clienti fedeli al punto vendita.
Un gestionale aziendale specifico per il punto vendita deve provvedere anche a creare un resoconto automatico delle operazioni di incasso in modo tale da fornire in qualsiasi momento una stampa aggiornata delle stesse. In sintesi la procedura, all’atto dell’emissione dello scontrino, deve registrare le operazioni di incasso suddividendole per contanti, p.o.s.: bancomat e carta di credito, e scontrini a credito. Quest’ultima voce all’apparenza in contraddizione con l’attività di un punto vendita garden center che incassa immediatamente le vendite realizzate, in realtà è essenziale per la tipologia di settore in cui opera un centro giardinaggio. Infatti dobbiamo tenere in considerazione che spesso le strutture dei garden center multi merceologici sono il risultato di una trasformazione imprenditoriale da piccola struttura floricola o vivaistica che ha saputo applicare un moderno layout e un’organizzazione efficiente in grado di fornire un’ampia varietà di prodotti per il verde. Al tempo stesso però sono rimaste in essere alcune consuetudini da parte dei clienti “storici” che pagano gli acquisti effettuati presso il punto vendita in momenti successivi. Ora risulta chiaro che per poter tenere sotto controllo una situazione del genere è necessario che lo scontrino emesso a questi clienti debba essere anche archiviato in modo tale da permettere la consultazione di un estratto conto. Un altro aspetto da considerare nell’attività di controllo sono gli eventuali prelievi e versamenti effettuati dal e verso il cassetto. Queste operazioni, soprattutto quelle di prelievo, sono estremamente delicate e devono essere gestite con la massima attenzione dalla procedura gestionale che le deve far figurare nel prospetto dove sono indicati anche gli incassi. 
A questo punto le informazioni sono complete: contanti, p.o.s., credito, prelievi e incassi che sistemate in un apposito prospetto, che può essere stampato, forniscono un rapporto dettagliato sull’andamento del flusso giornaliero del cassetto. In particolare questo documento diventa di fondamentale importanza quando una cassiera effettua il cambio con quella del turno successivo. L’addetta deve consegnare al responsabile il contenuto del cassetto con allegato il foglio degli incassi per il controllo della corrispondenza con il contenuto della cassa.
Pertanto la procedura sarà in grado di movimentare il magazzino, assegnando una causale e un valore ben definiti. L’automatismo rilevante in questo caso è dato dal fatto che è il software stesso a proporre i valori da utilizzare per realizzare il movimento. Successivamente il software gestionale deve essere in grado di elaborare tabulati statistici ad hoc in grado di fornire preziose informazioni di costo relative alla merce deperita, utili alla determinazione effettiva della marginalità’ del prodotto. L’elaborazione del layout statistico deve poter presentare la storia del prodotto suddivisa per causali di movimentazione, qualificando la tipologia di carichi e di scarichi (vendite, deperimento merce, acquisto, rettifiche, e via dicendo). Con una semplice interrogazione a video l’utente acquisisce uno spaccato della realtà aziendale per quanto riguarda la logistica in entrata e in uscita dei prodotti, con un dettaglio specifico di tutti i movimenti che sono stati effettuati su una o più referenze. L’intero processo a partire dalla lettura della referenza da buttare fino alla movimentazione nel database di magazzino aziendale viene gestito interamente da un terminale palmare grande quanto un telefono cellulare, permettendo così una notevole velocità di esecuzione del movimento e la disponibilità dei dati immediata.
E sono soprattutto le piccole realtà aziendali dove “si dimentica” più spesso di eseguire il salvataggio dei dati su supporti esterni al server aziendale. E’ chiaro che impostare un sistema di backup automatico è la situazione migliore alla quale affidarsi per salvaguardare la sicurezza del proprio patrimonio informativo. Esistono vari metodi per effettuare il backup dei dati del gestionale aziendale e dipendono sia dal tipo di supporto sul quale vengono eseguiti sia dal tipo di software im piegato per realizzarli. Per esemplificare consideriamo il caso di una piccola rete informatica composta da un personal computer con funzioni di server e due terminali che svolgono le funzioni di cassa. 
Utilizzando un software open source come il 
Per mettere al sicuro le copie di backup si possono utilizzare degli hard disk esterni USB, utilizzandone due, a giorni alterni, in modo tale da conservare fuori dall’ufficio una copia recente che, anche in caso di furto dell’altra unità, sarebbe sempre disponibile per un eventuale ripristino. Oltre a pianificare i salvataggi è bene approntare anche le relative procedure di ripristino dei dati prima che sorga l’effettiva necessità. In questo modo, al verificarsi dell’evento negativo, furto, rottura o altro che sia, bisogna essere in grado di ripristinare, in tempi sufficientemente accettabili, la procedura software che permette lo svolgimento delle attività quotidiane.