Nuova lotteria degli scontrini istantanea

E’ in arrivo una novità che riguarderà tutti gli esercenti commerciali tra i quali anche i Garden Center. L’articolo 1, commi da 540 a 544, della legge 11 dicembre 2016, n. 232 è stato modificato introducendo la lotteria degli scontrini ad estrazione istantanea che prevede una verifica immediata della vincita. Pertanto con l’introduzione di questa nuova normativa sarà possibile per i clienti degli esercizi commerciali partecipare ad una lotteria istantanea.


Con il provvedimento interdirettoriale del Direttore dell’Agenzia delle dogane e dei
monopoli d’intesa con il Direttore dell’Agenzia delle entrate n. 80217 del 5 marzo
2020 e successive modificazioni, sono state stabilite le regole per la partecipazione alle
lotterie degli scontrini. La modifica alla normativa vigente ha inserito, accanto alla lotteria “differita”, anche la lotteria “istantanea” che consente di verificare in pochi giorni se il biglietto è vincente e dà diritto a premi.

COME FUNZIONA

Durante la fase di emissione dello scontrino, il registratore fiscale dovrà stampare sul documento commerciale un codice bidimensionale (CB) per la partecipazione alla
lotteria istantanea e deve contenere tutte le informazioni necessarie per permettere
la successiva fase di verifica. Il suddetto codice bidimensionale è memorizzato nella
memoria permanente della stampante fiscale insieme al documento commerciale a cui si
riferisce.

COME ADEGUARSI

Per allinearsi alla nuova disposizione normativa è indispensabile aggiornare il proprio registratore telematico. Infatti entro il 2 ottobre 2023 sarà necessario aggiornare il firmware della stampante fiscale presente nel proprio esecizio commerciale e verificare che ci sia un allineamento con il software gestionale che, laddove presente, viene impiegato per inviare gli scontrini al registratore fiscale. L’agenzia delle Entrate comunica che si può usufruire di un contributo per tale aggiornamento pari al 100% della spesa sostenuta, per un massimo di 50 euro per ogni registratore telematico. Per il corretto sdempimento è necessario rivolgersi all’azienda che ha provveduto a fiscalizzare i registratori telematici.

CI-5 Glory: la soluzione ultra-compatta per la gestione del contante alla cassa

Una delle attività più delicate all’interno di un punto vendita è la gestione del contante. Se sei il responsabile di un punto vendita saprai molto bene che le implicazioni derivanti dal “maneggiare” il denaro al punto cassa sono innumerevoli. Anche se negli ultimi anni abbiamo assistito ad un aumento consistente dei pagamenti con carte elettroniche, è pur vero che il contante rimane una forma di pagamento che può creare una serie di problematiche. Vediamo insieme quali sono queste problematiche e come poterle risolverle introducendo una macchina per la gestione dei soldi in contante.

1- I tempi di attesa alla cassa: l’operazione di incasso del totale dello scontrino pagato in contante richiede una serie di operazioni svolte sia dal cliente che dal cassiere/a che possono richiedere una certa quantità di tempo, appensantendo di fatto la presenza in coda degli altri avventori. Proviamo ad esemplificare. Il cassiere/a comunica il totale al cliente, il cliente deve cercare la banconota più appropriata per pagare il conto, il cassiere/a deve predisporre il resto da dare e deve porre maggiore attenzione nel ottemperare a questo compito, cosa non agevole soprattutto nei periodi di punta (basti pensare all’operatività di un Garden Center in primavera).

2- Indennità di cassa: solitamente al cassiere/a, come forma di tutela, viene garantita un’indennità di cassa in caso di errori contabili: resti sbagliati, ammanchi di cassa, banconote false, ecc.. Queste indennità sono costi aggiuntivi per un punto vendita soprattuttto quando ci sono diverse cassiere che devono “turnarsi” nella presenza alla cassa.

3- Errore umano: durante le operazioni di incasso del contante, l’operatore è soggetto ad errore in particolare in un ambiente con un rumeore di fondo continuo, pertanto risulta abbastanza comune pensare di aver ricevuto un taglio di banconota e dare il resto sbagliato in un momento di confusione.

L’introduzione di una macchina per la gestione del contante può certamente risolvere le criticità che abbiamo visto sopra. Tra le migliori macchine presenti sul mercato oggi troviamo la CI-5 della Glory che è un leader globale nelle soluzioni tecnologiche per la gestione dei contanti. CI-5 è la soluzione ultracompatta che automatizza in modo sicuro i pagamenti in contante all’interno del punto vendita. Integrata con il sistema gestionale OK, evita il contatto con il denaro da parte del cassiere ed elimina il rischio di errori e ammanchi a fine giornata, aumentando la produttività del personale e la soddisfazione del cliente soprattutto durante i periodi di maggiore affluenza in primavera e durante la stagione natalizia. La grande forza del produttore è che ha sviluppato dei tool di integrazione molto potenti e affidabili pertanto la macchia può essere integrata con qualsiasi software gestionale, previa certificazione della Glory stessa. Vediamo più da vicino le caratteristiche della CI-5.

Dalle dimensioni contenute (200x590x300 mm) la CI-5 ha un peso di circa 30 kg ed è perfettamente integrabile nel mobile del banco cassa . Al suo interno sono presenti 3 magazzini di ricircolo per le banconote e 8 magazzini di ricircolo per le monete, garantendo una disponibilità di denaro importante sia per gli incassi che per i resti. La capacità di banconote di ogni magazzino è di 50 unità e il cassetto di raccolta arriva a contenere fino a 300 banconote. Un elemento di notevole impatto è che la progettazione dei cassetti interni è stata pensata per aiutare l’operatore, con appositi segnali verdi, nelle operazioni di prima assistenza che si dovessero verificare prima dell’intervento di un tecnico.

Queste caratteristiche fondamentali della CI-5 ci fanno comprendere come la gestione dei contanti sia agevole e di grande aiuto all’operatore di cassa. Inoltre l’integrazione con il software gestionale offre un automatismo di grande efficienza che, tramite la comunicazione tra la macchina e il software, aiuta l’operatore a incassare il contante senza più avere la necessità dell’intervento umano. La gestione dell’emissione dei buoni completamente automatizzata risolve i possibili disagi derivanti dalla mancanza di resti.

Rpbackup: come salvare i dati del gestionale in cloud

Se sei il responsabile di un punto vendita Garden Center sai bene che la salvaguardia dei dati aziendali è di fondamentale importanza per garantire la continuità operativa. A prima vista questa affermazione sembrerebbe essere scontata,ma in realtà cosi non è. E questo dipende da diversi fattori che spesso condizionano l’esecuzione di un backup dei dati. Tra quelli più comuni ne identifichiamo tre:

1- backup eseguiti manualmente

2-esecuzione sporadica dei backup

3-mancanza di una strategia e di un responsabile che si occupi del salvataggio dei dati

Backup in cloud

In molte realtà, soprattutto quelle più piccole, l’incombenza dei dati è lasciata al singolo operatore che deve eseguire il backup manualmente. In secondo luogo chi si occupa di backup non fa una pianificazione adeguata della frequenza con la quale fare il salvataggio. L’attività viene eseguita solo quando l’operatore si ricorda di farlo. Infine, si cerca di eseguire il backup solo su un tipo di supporto, di solito il disco rigido del proprio pc o server.

Per non lasciare che il salvataggio dei dati sia un’attività sporadica è necessario in prima battuta automatizzare questa funzione in modo tale da poter schedulare giornalmente l’attività. Inoltre bisogna dotarsi di un strategia specifica che preveda:

a-salvataggio automatico in cloud

b. salvataggio su diversi tipi di supporto presenti in azienda (Hard disk)

c. salvataggio “off site

Vediamo come funziona nello specifico lo strumento Rpbackup per il salvataggio dei dati sia in cloud che off site. Rpbackup è un sistema automatico che prevede il salvataggio dei dati del gestionale su un’area specifica di un server remoto che viene messa a disposizione del cliente. Le specifiche funzionali di questo sistema permettono di utilizzate protocolli di sicurezza (Sftp) per la trasmissione dei dati che solitamente avviene nelle ore notturne. Oltre a poter pianificare la data e l’ora ricorrente, è inoltre possibile definire quali attività / software vadano interrotte e ripristinate una volta eseguito il backup. Nel caso di un gestionale come OK, è indispensabile fermare il servizio Firebird, prima di eseguire le copie, e ripristinarlo alla fine dell’attività di salvataggio. Accanto all’attività primaria di esecuzione del backup in cloud Rpbackup esegue delle copie anche su supporti fisici presenti in azienda sia di tipo permanente (ad esempio hard disk) sia removibili (ssd o hard disk esterni) in modo tale che una copia dei dati, oltre che ad essere presente sul server in cloud è anche a disposizione all’interno di un supporto che può essere portato via dall’azienda in caso di furti e/o manomissioni dei supporti presenti.

Infine, ma non per questo meno importante, bisogna prevedere di fare dei restore periodici per essere sicuri che le copie che si stanno eseguendo sono conformi all’esecuzione dell’operazione inversa al backup. Rpbackup affianca la funzione già esistente di salvataggio dei dati che il gestionale OK mette a disposizione dell’operatore all’interno della procedura. Pertanto è anche consigliabile eseguire periodicamente delle copie utilizzando la funzione di “Utility database” che tra l’altro crea le condizioni per l’esecuzione di un rispristino immediato in caso di crash del sistema e conseguente perdita dei dati in linea.

Scopri il magazzino funzionale con OK

La gestione del magazzino è una delle attività di rilievo all’interno di un punto vendita Garden Center per tenere sotto controllo le scorte dei prodotti presenti nel punto vendita. Tutte le operazioni che rientrano nella tipologia della logisica in entrata sono funzionali all’acquisizione di informazioni utili per diversi motivi tra i quali ricordiamo:

  • giacenza dei prodotti
  • generazione del valore di acquisto
  • capacità di riordino dei prodotti in tempo utile

Per ottenere il massimo dell’automatismo e impiegare il sistema gestionale OK al meglio sarebbe opportuno seguire un ciclo ben definito di lavorazione dei prodotti in entrata che partendo dall’ordine al fornitore giunge fino al carico di magazzino.

Vediamo i passaggi principali:

Ordine al fornitore

Per prima cosa è necessario realizzare l’ordine fornitore utilizzando l’apposita funzione all’interno del software Ok. Accedendo al menù Ordini-Nuovo ordine fornitore si apre la maschera per la compilazione dei dati riguardanti il fornitore, la data dell’ordine e della consegna, il tipo di ordine, le condizioni di pagamento, il trasporto, il porto e le note dell’ordine:

Testata dell’ordine
Corpo dell’ordine

Questa operazione genererà una disponibilità futura per il prodotto che potrà esere visualizzata nell’estratto conto speed dell’articolo. Al termine della compilazione, l’ordine può essere inviato al fornitore via email mediante la procedura gestionale stessa:

Carico di magazzino

Nel momento in cui la merce arriverà al punto vendita sarà possibile realizzare il carico di magazzino semplicemente trasformando l’ordine precedentemente fatto in un documento di carico che andrà a movimentare le giacenze dell’articolo. La semplicità di questa trasformazione sta nel fatto che aprendo un nuovo carico di magazzino dalla funzione apposita (MAGAZZINO-CARICHI DI MAGAZZINO) si potrà eseguire un drag&drop (ovvero un trascinamento con il mouse) riportando le informazioni dell’ordine direttamente nel carico:

Questa operazione avvantaggia notevolmente l’operatore che non dovrà riportare manualmente tutte le voci di carico (quantità, prezzi di acquisto, ecc.), ma potrà stampare immediatamente le etichette da apporre sui prodotti, laddove fosse necessario, e fare un controllo delle eventuali differenze tra l’ordinato e il ricevuto dal fornitore. Qualora il carico corrisponda esattamente all’ordine, esso verrà considerato evaso, oppure in caso di evasione parziale il software OK ne terrà conto archiviandolo per un richiamo successivo.

Carico di magazzino da file Xml del fornitore

In alternativa il gestionale OK permette anche il carico da fattura del fornitore in formato Xml. Esiste una funzione specifica che può essere richiamata selezionando la creazione di un nuovo carico come evidenziato nell’immagine qui sotto:

Importando il file xml del fornitore dall’apposito bottone “Importa fattura fornitore” si otterrà la lista degli articoli da caricare in magazzino completi di prezzi e quantità. In questa fase si dovrà abbinare il codice articolo del fornitore con il proprio codice o in alternativa, se si tratta di una nuova referenza, lasciare che la procedura OK generi in automatico l’anagrafica dell’articolo.

Sei interessato a scoprire le funzionalità del software Ok?

Come inviare la posta dal gestionale OK

L’invio della posta elettronica con il software OK è una funzione integrata che permette all’operatore di inviare documenti (fatture, ddt, ordini, ecc.) direttamente dal gestionale. L’attività viene gestita dalle impostazione dei parametri generali nel menù Generali-Impostazioni di base azienda-Parametri mail

Vediamo nell’ordine i parametri da inserire:

Parametri server

server SMTP: è l’indirizzo del server per la posta in uscita del fornitore del servizio di posta elettronica (Aruba, Gmail, ecc.)

porta: qui bisogna indicare la porta da utilizzare per la posta in uscita (di solito per il protocollo di sicurezza SSL è 465 o 587). Questi parametri devono essere reperiti dal fornitore del servizio di posta.

usa SSL: indica se utilizzare o meno il potocollo di sicurezzaSSL (fortemente consigliato)

login e password: sono le credenziali di posta che solitamente si usano per spedire la posta (assegnate dal gestore del servizio di posta)

Campi predefiniti email

In questa sezione vanno inseriti nell’ordine l’oggetto e il corpo dell’email con il messaggio predefinito da utilizzare. I testi sia dell’oggetto predefinito sia del corpo possono essere modificato all’atto dell’invio:

Bisogna porre particolare attenzione ad alcuni provider di posta come Gmail che utilizzano dei sistemi di sicurezza che non permettono di utilizzare la password predefinita per la casella di email per inviare la posta con un software di terzi (in questo caso il gestionale OK).

La risoluzione del problema sta nell’ottenere un password specifica per gestire questa attività che deve essere richiesta come segue:

  1. Accedere alla gestione dell’account (https://myaccount.google.com/)
  2. selezionare la tab a sx “Sicurezza”
  3. Nel riquadro Accesso a Google, controllare che sia attiva la Verifica in due passaggi
  4. Accedere al menù “Password per le app”
  5. Selezionare come app: “Posta” e come dispositivo “Computer Windows”
  6. Premere il pulsante blu “Genera”

La password creata è quella che dovrete usare per la posta anziché quella di default dell’account

A questo punto è sufficiente andare a utilizzare la nuova password nei Parametri mail che si trovano nel menù Generali-Impostazioni di base azienda.