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Come inviare la posta dal gestionale OK

L’invio della posta elettronica con il software OK è una funzione integrata che permette all’operatore di inviare documenti (fatture, ddt, ordini, ecc.) direttamente dal gestionale. L’attività viene gestita dalle impostazione dei parametri generali nel menù Generali-Impostazioni di base azienda-Parametri mail

Vediamo nell’ordine i parametri da inserire:

Parametri server

server SMTP: è l’indirizzo del server per la posta in uscita del fornitore del servizio di posta elettronica (Aruba, Gmail, ecc.)

porta: qui bisogna indicare la porta da utilizzare per la posta in uscita (di solito per il protocollo di sicurezza SSL è 465 o 587). Questi parametri devono essere reperiti dal fornitore del servizio di posta.

usa SSL: indica se utilizzare o meno il potocollo di sicurezzaSSL (fortemente consigliato)

login e password: sono le credenziali di posta che solitamente si usano per spedire la posta (assegnate dal gestore del servizio di posta)

Campi predefiniti email

In questa sezione vanno inseriti nell’ordine l’oggetto e il corpo dell’email con il messaggio predefinito da utilizzare. I testi sia dell’oggetto predefinito sia del corpo possono essere modificato all’atto dell’invio:

Bisogna porre particolare attenzione ad alcuni provider di posta come Gmail che utilizzano dei sistemi di sicurezza che non permettono di utilizzare la password predefinita per la casella di email per inviare la posta con un software di terzi (in questo caso il gestionale OK).

La risoluzione del problema sta nell’ottenere un password specifica per gestire questa attività che deve essere richiesta come segue:

  1. Accedere alla gestione dell’account (https://myaccount.google.com/)
  2. selezionare la tab a sx “Sicurezza”
  3. Nel riquadro Accesso a Google, controllare che sia attiva la Verifica in due passaggi
  4. Accedere al menù “Password per le app”
  5. Selezionare come app: “Posta” e come dispositivo “Computer Windows”
  6. Premere il pulsante blu “Genera”

La password creata è quella che dovrete usare per la posta anziché quella di default dell’account

A questo punto è sufficiente andare a utilizzare la nuova password nei Parametri mail che si trovano nel menù Generali-Impostazioni di base azienda.

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Avast Business Security: un nuovo partner per la sicurezza della filiera del settore verde

La sicurezza dei dati aziendali è indubbiamente uno dei temi di maggiore attualità nella vita di un’azienda. Che si parli di un Garden Center, un Vivaio o qualsiasi altra attività del settore florovivaistico si tratta sempre di un’organizzazione che, per quanto piccola, utilizza dispositivi elettronici digitali e pertanto necessità di salvaguardare con cura i dati che vengono gestiti dai softwatre installati. L’azione più importante da intraprendere per gestire i dati aziendali in sicurezza è l’installzione di un software antivirus. In commercio ne esistono di tanti tipi e per poter scegliere quello più adatto alle proprie esigenze è necessario conoscerne le caratteristiche principali. In questa sede analizziamo le caratteristiche del software di Avast, che ormai da molti anni sul mercato, ha di recente rinnovato la propria suite di prodotti. L’offerta di Avast per le piccole aziende si basa essenzialmente su tre prodotti: Essential, Premium e Ultimate.

Le caratteristiche comuni alle tre versioni dell’antivirus sono:

  1. Antivirus intelligente: rileva e blocca virus, malware, spyware, ransomware e programmi di phishing.
  2. CyberCapture: classifica i file sospetti e li invia a un laboratorio antivirus per analizzarli, se necessario.
  3. Scanner WLAN: rileva le vulnerabilità della rete.
  4. Firewall: blocca le connessioni non affidabili.
  5. Protezione web: blocca i siti web sospetti
  6. Protezione e-mail: controlla tutte le e-mail alla ricerca di malware.
  7. Protezione comportamentale: rileva e blocca i comportamenti sospetti del computer.
  8. Sito web reale: Protegge dagli hacker che vogliono attirarti su siti web falsi e rubare i tuoi dati bancari.
  9. Strumento di recupero: Crea un supporto di avvio pulito con un controllore di virus che scansiona il computer alla ricerca di elementi come i rootkit.

Nelle versioni Premium e Ultimate si aggiungono anche altre due caratteristiche molto importanti.

10. Protezione USB (Premium e Ultimate): impedisci al personale aziendale di utilizzare dispositivi di archiviazione rimovibili non autorizzati, come unità flash, unità esterne, schede di memoria e così via. Blocca, controlla e monitora le porte USB per bloccare furti di dati, perdite di dati e infezioni malware.

11. Gestione patch (Ultimate): corregge automaticamente le vulnerabilità del software e delle applicazioni di terze parti soggette ad attacchi informati. 

Come installare e rendere efficiente l’antivirus sulla rete

L’installazione di Avast Business Security è molto semplice, basta lanciare il setup fornito dopo l’acquisto su ciascuna postazione pc della rete aziendale.

Una volta effettuata l’installazione si possono regolare le protezioni principali configurando:

  1. protezione file
  2. protezione comportamento
  3. protezione web
  4. protezione email

I vantaggi nella gestione della sicurezza sono evidenti sia nelle postazioni di front office (le casse) sia in quelle di back office (ufficio e magazzino). Per quanto riguarda le postazioni cassa è di fondamentale importanza avere una buona protezione sulla navigazione web e sulla protezione dei dispositivi usb che sono le aree maggiormente interessate dall’utilizzo degli operatori. Per quanto riguarda invece la parte di back office è essenziale avere un’ottima protezione soprattutto nell’area web e nei programmi che gestiscono la posta elettronica per evitare in particolare gli attacchi ransomware. Infine la suite di Avast Business è dotata di un firewall molto efficace la cui configurazione ottimale può aiutare ad aumentare notevolmente i lvelli di protezione da attacchi esterni.

Per approfondire le caratteristiche delle varie versioni di Avast e per l’acquisto è possibile rivolgersi qui

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Come gestire la Gift card nel Garden Center

La gift card, o carta regalo, è uno fra gli strumenti sempre più utilizzati dai centri di giardinaggio italiani per cercare di aumentare la clientela del proprio negozio o aumentarne gli incassi. Il primo caso è tipico del cliente che vuol fare un regalo ad un amico o amica, egli acquista la carta regalo che permetterà ad un altra persona, potenziale cliente, di venire a spenderla nel garden. In questo modo se la proposta di assortimento e di prezzo avrà convinto il cliente, il punto vendita acquisirà un nuovo cliente. Il secondo caso, invece, riguarda la cessione della card ad un amico o a un familiare che è già cliente del garden center in questione. In entrambi i casi il punto vendita beneficerà di un aumento degli incassi. Il funzionamento della gift card è molto semplice e noto ai responsabili dei centri di giardinaggio: si emette una card precaricata con un importo che potrà essere speso nel punto vendita a determinate condizioni.

Per poter essere efficace la gift card dovrebbe essere gestita da un software in grado di controllarne la validità e il blocco non appena sia terminato il credito disponibile. Inoltre è indispensabile che la procedura software possa raccogliere e strutturare i dati del venduto in modo tale da offrire al proprietario o al direttore del centro uno studio puntuale degli effetti prodotti dalla carta regalo sui ricavi totali. Vediamo ora come tramite il software gestionale OK si possa gestire in maniera semplice, ma allo stesso tempo strutturata, la gift card.

CREARE UN’ANAGRAFICA DELLE GIFT CARD

La prima cosa da fare è inserire nell’apposito pannello i gruppi, o tagli, delle carte regalo. Ipotizziamo di voler creare almeno tre tipologie di carte:

1 – Card da € 25

2 – Card da € 50

3 – Card da € 100

Una volta creati i gruppi, si inseriscono le anagrafiche, assegnando ad ogni carta un codice che sarà poi stampato come bar code sul retro della tessera per agevolarne la lettura alla cassa.

A questo punto la card potrà essere posta in vendita e consegnata ai clienti. Nel momento in cui il cliente si presenterà con la card alla cassa, potrà utilizzarla come forma di pagamento per acquistare i prodotti voluti. Il software è in grado di accettare anche forme di pagamento miste nel caso in cui i prodotti comprati dai clienti generino uno scontrino di importo più alto del valore della carta. Vediamo negli esempi sotto cosa avviene concretamente all’atto dell’acquisto con una carta regalo:

ANALISI DEI DATI DEL VENDUTO

E’ interessante osservare come il flusso delle operazioni venga memorizzato dal software per essere messo a disposizione dell’analista dei dati sotto forma di statistica. Quante gift card sono state vendute? Qual è il taglio predominante? Quanti potenziali clienti si sono effettivamente trasformati in clienti acquisiti? Quanti ricavi hanno generato gli acquisti fatti con la carta regalo? A questi ed altri interrogativi il software si prepara a rispondere quando gli viene richiesta una statistica. Nell’esempio seguente si evincono i dati che si possono estrapolare dal gestionale OK riguardo allutilizzo delle carte regalo.

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Pos 2200 J6412: un occhio all’efficienza e al risparmio energetico

Hai un negozio Garden Center e vuoi aumentare le prestazioni delle tue postazioni cassa? La risposta a questa domanda può comprendere l’inserimento di diversi dispostivi specifici per rendere la cassa più efficiente. Uno degli elemneti fondamentali per dotarsi di una postazione cassa performante è il pc touchscreen che ospita il software per l’emissione dello scontrino e il collegamento con il registratore fiscale.

Oggi prendiamo in esame il Pos touchscreen dell’Axon nello specifico il modello 2200 con processore Intel J6412. Già in passato ne avevamo apprezzato le doti di robustezza ed ergonomia. Ora concentriamoci sul processore di ultima generazione che è stato inserito sul modello di recente commecializzazione. Questa macchina “all-in-one” presenta due caratteristiche fondamentali per l’installazione di una postazione efficiente in un centro di giardinaggio:

  1. l’alloggiamento dei connettori dei cavi nella parte superiore della macchina,
  2. un precessore Intel Celeron J6412 (Elkhart Lake)

Per quanto riguarda la prima caratteristica risulta semplice comprendere come l’accesso immediato alle porte di comunicazione e la rimozione del disco agevolata dall’esclusivo meccanismo a slitta garantiscono operazioni di manutenzione semplici e rapide. Queste operazioni, per quanto concerne la prima manutenzione, possono anche essere svolte dal responsabile del Garden che debba intervenire ad esempio per inseire un nuovo registratore fiscale nella postazione cassa. Ma il vero protagonista di questa macchina è il processore J6412 (vedi cheda tecnica). L’elaboratore di 11^ generazione supporta i sistemi operativi Windows e garantisce il massimo della performance, con un occhio al risparmio energetico. Il processore è stato progettato per essere più veloce di quelli della generazione precedente, con capacità grafiche superiori e soddisfa una maggiore sicurezza funzionale, integrata nell’hardware, studiata specificamente per l’IoT. A completamento di queste due caratteristiche fondamentali il Pos offre un luminoso display LED true flat 15” multi-touch che consente la massima precisione del tocco. Infatti tra gli elementi critici di una postazione cassa in un Garden center c’è proprio la maneggevolezza del touchscreen e la luminosità del dispositivo che deve essere appropriata a seconda dei cambiamenti di visibilità che spesso l’apertura e la chiusura delle serre impone all’operatore di cassa. Il cassiere/cassiera ha a disposizione uno strumento touchscreen compatibile con le mani dell’operatore che a volte possono presentarsi umide o sporche di terriccio.

Se vogliamo indicare i punti di forza del Pos touchscreen 2200 con processore J6412 possiamo riassumerli in :

  • Efficienza e affidabilità: grazie alle elevate prestazioni del processore, a fronte di un basso consumo energetico
  • Massima operatività: il processore Quad-Core consente di eseguire le operazioni di cassa in maniera rapida e sicura
  • Ottima resistenza: la tecnologia total-fanless riduce al massimo rumori e vibrazioni e mantiene bassa la temperatura, aumentando la durata del sistema.

La capacità di coniugare una grande versatilità con un basso consumo energetico permette alla postazione cassa di offrire ai propri clienti un’esperienza di acquisto notevolmente migliorata rispetto al passato.

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Realizzare il rapportino sul cantiere di giardinaggio

Il rapportino di lavoro è la fase conclusiva di un cantiere di giardinaggio e va realizzato nel migliore dei modi, ma non sempre è possibile per questioni di tempo o per mancanza di uno strumento adeguato. In qualità di caposquadra o di responsabile dei lavori in un cantiere saprai molto bene che, una volta terminato il lavoro, hai a disposizione poco tempo per salutare il cliente e recarti da quello successivo.

Inoltre disponi solo di un blocco cartaceo dove annotare gli interventi fatti o al più di un software farraginoso all’interno del quale ti devi districare, scegliendo i materiali o le operazioni eseguite all’interno di anagrafiche già precompilate che non ti danno la possibilità di integrare il rapportino con descrizioni libere.

Possiamo dire che il rapportino dovrebbe assolvere a due funzioni principali:

  1. generare un documento per il cliente che dimostri il lavoro fatto
  2. creare un documento di riferimento per la successiva fatturazione al cliente stesso

Come riuscire a creare un documento in poco tempo che rispecchi effettivamento il lavoro svolto? Come riuscire ad annotare anche le richieste fatte dal cliente che non erano previste?

Un software specifico come Giardy ti dà proprio questa possibilità. Innanzitutto l’app viene installata direttamente sul tuo smartphone e i dati ivi contenuti, oltre a quelli che inserirai con il rapportino, sono visualizzabili in tempo reale, sia dal giardiniere che dalla postazione presente in azienda. Questo ti dà una flessibilità non indifferente, grazie alla quale i dati vengono inseriti una volta soltanto e non devono essere “trascritti” all’interno di un software o di un foglio di Excel al rientro dal giro sui clienti.

Tramite quest’App puoi procedere in due modi:

  • riportare le voci dei lavori da eseguire inseriti all’atto della programmazione dell’intervento
  • inserire “ex novo” le specifiche del lavoro eseguito

Nel primo caso è sufficiente richiamare la programmazione fatta in precedenza e con un semplice tap del dito verso sinistra (scorrimento verso sinistra) selezionare la voce “rapportino”

e mettere la spunta sui lavori che il software ti riporta dalla programmazione. In più puoi aggiungere delle righe descrittive “a corpo”, inserendo delle voci aggiuntive dei lavori svolti. Infine seleziona il mezzo con il quale sei arrivato sul cantiere e la squadra di appartenenza.

Righe a corpo

Nel secondo caso puoi creare il rapportino partendo da zero, pertanto dovrai indicare oltre alle informazioni viste sopra anche il nome del cliente e procedere all’inserimento delle operazioni svolte (ad. esempio taglio erba, potatura, ecc.) e alle eventuali righe a corpo. Da ultimo l’App ti offre la possibilità di inserire delle immagini dei lavori svolti e questo risulta particolamente importante in caso di contestazioni del cliente e per avere un archivio degli interventi fatti.

Terminata la fase di creazione del rapportino lo puoi inviare direttamente alla casella di posta del tuo cliente o eventualmente in ufficio. Alla termine della realizzazione del cantiere, Giardy ti mostrerà una statistica completa di tutti i lavori fatti, facendo un consuntivo costi-ricavi che sarà poi utile per la fatturazione al cliente.

Statistica del venduto
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