La gestione degli incassi giornalieri per mezzo di un gestionale aziendale è un’operazione semplice anche se solitamente le viene attribuita un’importanza secondaria. Solitamente si tende a prediligere l’osservazione del cassetto a fine giornata, basandosi sul conteggio dei contanti e delle ricevute riguardanti le operazioni del p.o.s.. Ma come è possibile controllare il “traffico” degli incassi senza dimenticare eventuali prelievi? E ancora, come è possibile controllare, nelle realtà garden center medio-grandi i cambi turno delle cassiere? 
Un gestionale aziendale specifico per il punto vendita deve provvedere anche a creare un resoconto automatico delle operazioni di incasso in modo tale da fornire in qualsiasi momento una stampa aggiornata delle stesse. In sintesi la procedura, all’atto dell’emissione dello scontrino, deve registrare le operazioni di incasso suddividendole per contanti, p.o.s.: bancomat e carta di credito, e scontrini a credito. Quest’ultima voce all’apparenza in contraddizione con l’attività di un punto vendita garden center che incassa immediatamente le vendite realizzate, in realtà è essenziale per la tipologia di settore in cui opera un centro giardinaggio. Infatti dobbiamo tenere in considerazione che spesso le strutture dei garden center multi merceologici sono il risultato di una trasformazione imprenditoriale da piccola struttura floricola o vivaistica che ha saputo applicare un moderno layout e un’organizzazione efficiente in grado di fornire un’ampia varietà di prodotti per il verde. Al tempo stesso però sono rimaste in essere alcune consuetudini da parte dei clienti “storici” che pagano gli acquisti effettuati presso il punto vendita in momenti successivi. Ora risulta chiaro che per poter tenere sotto controllo una situazione del genere è necessario che lo scontrino emesso a questi clienti debba essere anche archiviato in modo tale da permettere la consultazione di un estratto conto. Un altro aspetto da considerare nell’attività di controllo sono gli eventuali prelievi e versamenti effettuati dal e verso il cassetto. Queste operazioni, soprattutto quelle di prelievo, sono estremamente delicate e devono essere gestite con la massima attenzione dalla procedura gestionale che le deve far figurare nel prospetto dove sono indicati anche gli incassi. 
A questo punto le informazioni sono complete: contanti, p.o.s., credito, prelievi e incassi che sistemate in un apposito prospetto, che può essere stampato, forniscono un rapporto dettagliato sull’andamento del flusso giornaliero del cassetto. In particolare questo documento diventa di fondamentale importanza quando una cassiera effettua il cambio con quella del turno successivo. L’addetta deve consegnare al responsabile il contenuto del cassetto con allegato il foglio degli incassi per il controllo della corrispondenza con il contenuto della cassa.
Vision 15: la postazione cassa “true flat”
L’esigenza di presentare un punto cassa moderno e accogliente, in linea con l’immagine del punto vendita, è sempre più sentita tra gli operatori dei centri giardinaggio. 
Pos Questo spinge i responsabili dei Garden Center a trovare soluzioni tecnologiche per il p.o.s. che sappiano unire eleganza e funzionalità. Vision 15, una delle ultime novità sul mercato dei p.o.s., è un prodotto per la gestione della cassa che corrisponde proprio a queste caratteristiche. Esso esprime infatti il massimo livello di innovazione, affidabilità e prestazioni per rispondere alle più esigenti richieste del Garden Center. Progettato con la massima attenzione per garantire al punto vendita il migliore compromesso tra tecnologia e design, Vision 15 è la soluzione all-in-one ideale per tutti i punti vendita che utilizzano le più avanzate applicazioni software gestionali. La cura dei dettagli estetici, come il monitor touch screen piatto (True Flat) e le moderne linee che ne caratterizzano le forme, si coniuga alla perfezione con la robustezza e l’affidabilità garantita da una struttura interamente in alluminio e dall’utilizzo dei più performanti processori industriali disponibili oggi sul mercato.
L’operatore di cassa è agevolato al massimo nello svolgimento delle operazioni, in quanto riesce a destreggiarsi sulla maschera dello scontrino del gestionale in modo naturalmente veloce e senza impedimenti. Inoltre l’eficienza operativa è garantita dalla tecnologia SSD (Solid State Drive) del disco fisso che unisce elevate prestazioni a bassi consumi energetici. Il monitor touch screen è inclinabile fino a 90° permettendo il più idoneo utilizzo in funzione dell’altezza e della illuminazione del punto cassa, E questa caratteristica è di non poco conto. Uno degli “handicap operativi” più frequenti nei centri di vendita del verde è proprio l’eccedenza di illuminazione dovuta alle infiltrazioni della stessa attraverso la struttura della serra. Questa situazione può rappresentare un problema se il dispositivo touch screen non è in grado di ottimizzare l’inclinazione rispetto all’operatore. Vision 15, al contrario, rende più ergonomico il lavoro delloperatore coniugando la tecnologia true flat con la massima inclinazione dello schermo. Il punto cassa può essere completato con una serie di accessori come un display LCD retroilluminato2×20 o in alternativa un monitor VGA da 8,4″ o da 9,7″ ideali per la comunicazione multimediale rivolta al cliente.
Automatizzare la gestione del buttato
Trattare referenze vive come le piante e i fiori pone sicuramente delle problematiche legate al deperimento del prodotto stesso. Il gardenista come il vivaista, seppur in misura diversa, si trovano ad affrontare la gestione del buttato. Infatti, complice l’invenduto e particolari condizioni metereologiche sfavorevoli, periodicamente gli operatori del settore verde devono a fare i conti con i costi generati dal prodotto deperito che deve essere buttato.
Il valore economico del costo della merce deperita e le tempistiche differite di deperimento, a seconda della tipologia di referenza trattata (fiore reciso, arbusto, ecc.), impongono almeno due riflessioni. E’ possibile quantificare e archiviare il valore del buttato nel database aziendale? Questi dati sono disponibili per una consultazione immediata? Un software gestionale specifico con l’ausilio di dispositivi terminali palmari deve essere in grado di rispondere puntualmente a queste domande. Un terminale palmare deve poter acquisire tramite il codice a barre la quantità da eliminare dallo stock di vendita e/o magazzino in quanto non più vendibile. Successivamente la procedura gestionale deve acquisire il dato proponendo all’operatore un costo da attribuire al buttato sulla base dello storico dei prezzi-costo pagati per l’acquisizione delle referenze. 
Pertanto la procedura sarà in grado di movimentare il magazzino, assegnando una causale e un valore ben definiti. L’automatismo rilevante in questo caso è dato dal fatto che è il software stesso a proporre i valori da utilizzare per realizzare il movimento. Successivamente il software gestionale deve essere in grado di elaborare tabulati statistici ad hoc in grado di fornire preziose informazioni di costo relative alla merce deperita, utili alla determinazione effettiva della marginalità’ del prodotto. L’elaborazione del layout statistico deve poter presentare la storia del prodotto suddivisa per causali di movimentazione, qualificando la tipologia di carichi e di scarichi (vendite, deperimento merce, acquisto, rettifiche, e via dicendo). Con una semplice interrogazione a video l’utente acquisisce uno spaccato della realtà aziendale per quanto riguarda la logistica in entrata e in uscita dei prodotti, con un dettaglio specifico di tutti i movimenti che sono stati effettuati su una o più referenze. L’intero processo a partire dalla lettura della referenza da buttare fino alla movimentazione nel database di magazzino aziendale viene gestito interamente da un terminale palmare grande quanto un telefono cellulare, permettendo così una notevole velocità di esecuzione del movimento e la disponibilità dei dati immediata.
Comunicare con le email
L’esistenza della posta elettronica è un dato ormai di fatto, scontato, che caratterizza quotidianamente la vita professionale, e non, di ciascuno di noi. Dotarsi di una casella di posta elettronica è diventata un’azione fondamentale per poter comunicare con altri interlocutori. Ma per poter essere uno strumento veramente efficace, soprattutto per le aziende, è indispensabile utilizzarlo con determinati accorgimenti e regole. In primo luogo è bene rispettare una certa regolarità nel verificare la propria casella di posta.
E’ inutile dire che ha poco significato comunicare il proprio indirizzo email ad altri interlocutori se poi la verifica della propria casella di posta viene fatta con cadenza quindicinale o mensile! Un’altra regola fondamentale da tenere presente quando si compone un’email è la sintesi. Non possiamo pretendere di utilizzare uno strumento “istantaneo” come l’email e poi tediare il nostro interlocutore con email chilometriche che potrebbero essere risolte con una telefonata. Bisogna inoltre saper osservare le regole della Netiquette evitando di infastidire il destinatario con messaggi che potrebbero anche essere considerati come spam. Due delle regole base dettate dall’etichetta si riferiscono ai seguenti comportamenti:
- non scrivere in maiuscolo in un intero messaggio, poiché ciò vorrebbe dire urlare nei confronti dell’interlocutore.
- Specificare sempre, in modo breve e significativo, l’oggetto (campo “subject”) del testo incluso nella mail.
Un altro ostacolo che spesso provoca disaffezione nell’utilizzo della posta elettronica è lo spam. E’ indispensabile dotarsi di un buon gestore di posta elettronica che sappia filtrare, con le dovute impostazioni, i messaggi spam che inondano ogni giorno le caselle di posta elettronica, garantendo una lettura “pulita” della propria casella email. La casella di posta elettronica avendo al suo interno il nome dell’azienda è una parte del biglietto da visita molto importante, pertanto a livello aziendale sarebbe meglio presentare caselle di posta con il nome a dominio aziendale registrato, ad esempio nome@miogarden.it, in alternativa a quelle gratuite in modo tale da evitare di visualizzare una mole di messaggi pubblicitari elevata e dimostrare all’interlocutore che riceve la nostra posta di avere attivato la registrazione di un dominio che difficilmente potrà cambiare nel tempo.
Comunicare nel garden con i codici QR
Dalle pagine dei quotidiani ai siti web aziendali, dalle riviste specializzate alle insegne pubblicitarie stradali si nota sempre più la presenza dei codici QR. 
I codici QR (in inglese, QR Code) nella loro qualità di codice a matrice (o codice a barre bidimensionale) vengono impiegati sempre più frequentemente dalle aziende che vogliono catturare l’attenzione e successivamente permettere al lettore, tramite l’impiego di uno smartphone, di poter vedere un filmato o più semplicemente di accedere al sito web dell’azienda che sta comunicando il messaggio pubblicitario. Creato dalla corporation giapponese Denso-Wave nel 1994, il codice “QR” deriva da “Quick Response” (risposta rapida), poiché il creatore pensava ad un codice che consentisse una rapida decodifica del suo contenuto. 
Questo codice a barre bidimensionale ha la capacità di contenere un grande numero di informazioni e per questo motivo si presta molto bene alla comunicazione in-store. Il punto vendita garden center può trarre notevoli benefici dall’impiego i tali codici in particolare nella creazione del packaging verde nel quale siano presenti tante informazioni, con una veste grafica accattivante, senza nascondere troppo il prodotto presentato. Le applicazioni tipiche nelle quali il responsabile del garden center può utilizzare i codici QR sono:
– Il packaging del prodotto
– La cartellonistica/affissioni interne
– Il sito web
Nelle etichette apposte sui prodotti e nelle schede botaniche l’impiego dei codici QR è essenziale nelle spiegazioni dettagliate su come prendersi cura del prodotto, oltre naturalmente alla possibilità di rimandare il cliente sul sito web aziendale per un approfondimento. Sulla cartellonistica interna si possono, ad esempio, impiegare dei codici QR che offrano all’avventore del punto vendita un filmato su un determinato procedimento di cura del prodotto vivo, o , perché no, sulle caratteristiche nutrizionali di un prodotto per animali. Infine, il sito web, che è essenzialmente la cassa di risonanza dei mezzi visti in precedenza, se ben strutturato può creare un notevole interesse sulla referenza pubblicizzata, creando un interesse nel prodotto/punto vendita anche prima dell’esperienza di acquisto. 
Inserire un codice QR in una o più pagine specifiche del sito web può offrire al navigatore la possibilità di archiviare sul proprio smartphone la pagina in questione come “preferita” per essere sempre aggiornato sulle novità di prodotto o di promozione. La capacità del codice QR di contenere fino a 1.415 caratteri per pollice quadrato dà le dimensioni di un fenomeno che tende sempre più ad essere utilizzato, grazie alla diffusione degli smartphone che con un semplice clic facilitano l’acquisizione di informazioni relative ai prodotti esposti nel punto vendita.