Comunicare con le email

L’esistenza della posta elettronica è un dato ormai di fatto, scontato, che caratterizza quotidianamente la vita professionale, e non, di ciascuno di noi. Dotarsi di una casella di posta elettronica è diventata un’azione fondamentale per poter comunicare con altri interlocutori. Ma per poter essere uno strumento veramente efficace, soprattutto per le aziende, è indispensabile utilizzarlo con determinati accorgimenti e regole. In primo luogo è bene rispettare una certa regolarità nel verificare la propria casella di posta.

 

E’ inutile dire che ha poco significato comunicare il proprio indirizzo email ad altri interlocutori se poi la verifica della propria casella di posta viene fatta con cadenza quindicinale o mensile! Un’altra regola fondamentale da tenere presente quando si compone un’email è la sintesi. Non possiamo pretendere di utilizzare uno strumento “istantaneo” come l’email e poi tediare il nostro interlocutore con email chilometriche che potrebbero essere risolte con una telefonata. Bisogna inoltre saper osservare le regole della Netiquette evitando di infastidire il destinatario con messaggi che potrebbero anche essere considerati come spam. Due delle regole base dettate dall’etichetta si riferiscono ai seguenti comportamenti:

  1. non scrivere in maiuscolo in un intero messaggio, poiché ciò vorrebbe dire urlare nei confronti dell’interlocutore.
  2. Specificare sempre, in modo breve e significativo, l’oggetto (campo “subject”) del testo incluso nella mail.

Un altro ostacolo che spesso provoca disaffezione nell’utilizzo della posta elettronica è lo spam. E’ indispensabile dotarsi di un buon gestore di posta elettronica che sappia filtrare, con le dovute impostazioni, i messaggi spam che inondano ogni giorno le caselle di posta elettronica, garantendo una lettura “pulita” della propria casella email. La casella di posta elettronica avendo al suo interno il nome dell’azienda è una parte del biglietto da visita molto importante, pertanto a livello aziendale sarebbe meglio presentare caselle di posta con il nome a dominio aziendale registrato, ad esempio nome@miogarden.it, in alternativa a quelle gratuite in modo tale da evitare di visualizzare una mole di messaggi pubblicitari elevata e dimostrare all’interlocutore che riceve la nostra posta di avere attivato la registrazione di un dominio che difficilmente potrà cambiare nel tempo.

Lascia un commento

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.