La posta elettronica è un sistema di comunicazione che ormai diamo per scontato. Ma la sola installazione di un gestore di posta elettronica quale Outlook, Thunderbird, ecc., non basta per stare tranquilli sulla salvaguardia dei dati. Se lavori all’interno di un ufficio amministrativo saprai bene che la mole di informazioni che viene scambiata via email è veramente vasta. E la perdita di email può significare un gran bel guaio nella gestione dei dati all’interno dell’azienda. Stessa cosa dicasi per i dispositivi mobili: siamo talmente abituati a scambiare informazioni anche via posta dal nostro smartphone che lo diamo per scontato. la semplicità e l’immediatezza del nostro smartphone ci dà la sensazione che i dati siano sempre salvaguardati. Non è cosi.
Esistono fondamentalmente due modi per visualizzare la posta: via webmail e via gestore di posta elettronica su client. Nel primo caso basta accedere sul portale del fornitore che ci dà la posta (come Aruba, Register, ecc.) per poter inviare e ricevere messaggi . Nel secondo caso invece abbiamo bisogno di installare un software terzo che, tramite un protocollo che comunica con il server web, ci perrmettte di gestire la nostra posta elettronica. Ci sono due tipi di protocolli che di solito vengono impiegati allo scopo: POP3 e IMAP. Nel primo caso la posta viene fisicamente scaricata sul nostro dispositivo (pc, smartphone, ecc.), mentre nel secondo caso visualizziamo la posta sul server come se fosse uno specchio. Quando utilizziamo il protocollo POP3 stiamo in effetti salvando i dati sul nostro pc, pertanto dovremo preoccuparci del fatto che potremo avere dei problemi di perdita di dati solo se il nostro pc (hard disk) si “rompe”. Mentre utilizzando il protocollo IMAP anche la sola cancellazione di una email inavvertitamente può provocarne la perdita. A meno che il fornitore di posta non abbia un servizio di backup dobbiamo prendere in seria considerazione il salvataggio periodico dei dati per non incorrere in perdite che potrebbero risultare anche molto onerose.
Vediamo come copiare la nostra posta utilizzando il servizio di Outlook. Il primo passo è accedere ad Outlook e cliccare sul menù File-Apri ed esporta. Successivamente cliccare sul bottone “Importa / esporta”:
Seguire i passi indicati nelle figure seguenti:
Nell’ultimo passaggio bisogna indicare dove salvare il backup della posta
Terminata l’impostazione, cliccando sul bottone fine apparirà un’ulteriore maschera che offre la possibilità di indicare una password, necessaria poi per il ripristino
A questo punto si può avviare il salvataggio dei dati cliccando su “OK”
Esiste, infine, un altro metodo di copia “veloce” delle email contenute nella propria casella digitale ed è la copia della singola email in una cartella di Windows a nostra scelta. Questo metodo presenta il vantaggio di avere una cartella “esterna” al software di gestione della posta elettronica, ma può rappresentare uno svantaggio in caso di fughe di dati. L’operazione è molto semplice, basta posizionarsi sull’email che si vuole copiare e con il tasto destro del mouse eseguire una copia. Successivamente ci posizioneremo nella cartella, che avremo creato in precedenza per lo scopo, ed eseguiremo la funzione incolla con il tasto destro del mouse.