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La flessibilità del software gestionale di cassa

La flessibilità del software gestionale che deve gestire il punto cassa di un garden center è uno degli elementi fondamentali utilizzati come metro di paragone nella scelta della procedura da installare alla cassa. Questa affermazione è quanto mai in linea con la nuova stagione florovivaistica 2014 ai blocchi di partenza. Infatti, mai come in questa “particolare congiuntura economica”, la ricerca di uno strumento software flessibile è molto sentita da parte dell’imprenditore florovivaista. La scelta del software gestionale deputato allo svolgimento delle operazioni di cassa va sempre più nella direzione di saper coniugare una più fluida esperienza d’acquisto dei propri clienti con la capacità della piattaforma gestionale di acquisire dei dati analizzabili in tempo reale per lo studio dell’andamento del punto vendita. Il tempo a disposizione per analizzare i dati, si sa è poco, e l’analisi si concentra nelle poche settimane della stagione commerciale primaverile, pertanto è necessario uno strumento di facile consultazione in grado però di garantire la completezza dei dati.

Inoltre il software rivela la sua essenza di flessibilità nel permettere all’operatore di cassa di portare a termine il conto del cliente anche in caso di “imprevisti” (codici a barre mancanti, etichette rovinate, referenze prive di etichetta, ecc.). In sintesi possiamo individuare tre qualità che caratterizzano il software gestionale flessibile:

  • interfaccia di facile leggibilità
  • possibilità di creare bottoni di vendita
  • gestione statistica immediata

La maschera di gestione ed emissione dello scontrino deve essere semplice e di facile manovrabilità. Le classiche funzioni di acquisizione del codice a barre e gestione del tipo di pagamento dovrebbero convivere all’interno di un ambiente colorato con caratteri leggibili. La leggibilità da parte dell’operatore è una caratteristica di indubbia importanza poichè da essa dipende la velocità da parte del cassiere di trovare le funzioni da utilizzare per svolgere le mansioni assegnategli. Un’altra caratteristica che domina l’intefaccia di un software specifico per la vendita al dettaglio di un centro giardinaggio è la possibilità di creazione di bottoni mobili per la gestione con il touchscreen. Molto spesso le procedure software per la cassa offrono dei bottoni standard già installati per la gestione, ad esempio, delle referenze stagionali(gerani, ciclamini, ecc.) e non danno la possibilità di crearne di nuovi. Al contrario una procedura flessibile costruita sulla base delle esigenze delle realtà florovivaistiche offre all’operatore la possibilità di creare nuovi pulsanti richiamando le referenze di interesse dal database aziendale. Pertanto l’interfaccia di gestione dello scontrino può variare su base stagionale presentando a seconda del periodo di riferimento le funzioni e i pulsanti che interessano in quel momento. Infine, ma non meno importante, la partita della flessibilità si gioca molto sul campo statistico, ovvero sulle analisi dei dati per definire le scelte commerciali e promozionali. Il software flessibile è in grado di fornire all’utente uno strumento statistico che coglie l’aspetto numerico del venduto, dell’acquistato e del costo del venduto stesso con semplicità. E siccome anche la presentazione dei dati vuole la sua parte, tale procedura deve essere in grado di presentare dati e grafici in modo completo e di facile lettura. In poche righe, infatti, il responsabile del garden center deve cogliere tutti quei dati utili alla disamina economica dell’andamento del punto vendita (venduto, acquistato, costo del venduto, marginalità, ecc.).

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Fine supporto di Windows XP: un’occasione per migliorare

Windows XP, tra i più diffusi sistemi operativi per chi opera sulle piattaforme di Microsoft, porterà a compimento il suo ciclo di vita l’8 aprile 2014 (fonte sito Microsoft). Nella stessa data termineranno anche gli aggiornamenti e il supporto per Office 2003. Da quel momento in poi la sopracitata versione di Windows non sarà più supportata dalla casa di Redmond che non rilascerà più alcun aggiornamento. La fine del supporto di un sistema operativo significa che non saranno più disponibili gli aggiornamenti del software. In particolare non saranno più disponibili gli aggiornamenti per la sicurezza che sono di fondamentale importanza perché consentono di proteggere il PC in uso da virus dannosi, spyware e altro software dannoso che può acquisire le informazioni personali dell’utente.

La data così ravvicinata di fine supporto implica una seria riflessione per le realtà aziendali, e sono molte, che operano ancora con tale sistema: aggiornare l’hardware presente nel sistema informativo con una versione più recente di sistema operativo. E’ evidente che, dovendo pianificare una migrazione in molti casi di più posti di lavoro, si dovrà avere la lungimiranza di scegliere il sistema operativo che più a lungo verrà sostenuto e supportato dagli aggiornamenti. Come si evince dalla tabella delle date importanti nel ciclo di vita di Windows (fonte sito Microsoft) Windows 8 è allo stato attuale il prodotto che più si presta ad un’azione di cambiamento, in quanto sarà ancora mantenuto a lungo (fino al 10/01/2023). Vediamo nei dettagli le caratteristiche. Sicurezza: senza gli aggiornamenti di sicurezza per Windows XP, le informazioni contenute all’interno dei PC potrebbero diventare vulnerabili e a rischio. Windows 8 Pro e il nuovo Office dispongono di funzionalità di sicurezza incorporate ancora più efficaci, quali firewall, antivirus, protezione antimalware contro rootkit e Rights Management per proteggere i messaggi di posta e gli allegati. Software: le aziende che forniscono software applicativo, hardware e accessori non supporteranno più i loro prodotti su Windows XP non fornendo più aggiornamenti e driver. Interruzioni dell’attività: la mancanza di software supportato e il naturale invecchiamento dei componenti hardware su cui viene eseguito Windows XP possono aumentare il rischio di interruzioni dell’attività lavorativa. Pianificando il passaggio al nuovo sistema operativo si possono ridurre notevolmente questi rischi. Queste caratteristiche, assieme alla nuova interfaccia che si sostituisce al notorio menù “start”, rendono il nuovo sistema operativo più prestante. Parlando di interruzione di attività sovviene subito alla mente l’attività florovivaistica che proprio per i suoi picchi stagionali di lavoro non può permettersi dei blocchi di sistema. Pertanto è necessario avviare per tempo un aggiornamento mirato e pianificato del sistema operativo per favorire tutti i processi di miglioramento utili a realizzare un sistema informativo che possa reggere la competizione con le altre realtà di settore nei prossimi anni.

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Un approccio “GREEN” al sistema informativo

La tecnologia contenuta nel sistema informativo aziendale, così come i prodotti in genere, è soggetta all’ineluttabile legge del ciclo di vita. I dispositivi tecnologici che stanno alla base dell’impianto informatico di un’azienda florovivaistica, come per qualsiasi altra realtà organizzata, sono soggetti ad evoluzione. Ci può essere la necessità di modifica delle parti esistenti o espansione per l’aggiunta di nuovi componenti. Spesso, invece, si assiste alla realizzazione di sistemi informatici per la gestione del flusso informativo aziendale che dovrebbero avere, nell’obiettivo di chi li acquista, una durata “almeno decennale”. In effetti questa logica, a prima vista parsimoniosa, si scontra con tre elementi fondamentali: la velocità dell’evoluzione tecnologica, l’esigenza di mantenere il sistema vitale e performante nel tempo e l’approccio di riduzione degli sprechi energetici. In primo luogo l’ambiente altamente competitivo in cui operano le realtà dei centri giardinaggio, e in generale di tutta la filiera verde, obbliga gli imprenditori a dotarsi di sistemi sempre al passo con l’evoluzione tecnologica, onde evitare di rimanere “indietro” rispetto alla concorrenza. E’ inutile dotarsi di un computer con delle caratteristiche già obsolete per risparmiare qualche centinaia di euro, per poi inevitabilmente spenderne altrettanto in una sostituzione con un modello più avanzato in grado di espletare il compito assegnato.Inoltre, per mantenere le piattaforme software gestionali e i programmi applicativi in genere sempre aggiornati e dalle alte prestazioni, è necessario prevedere già dalla fase di progettazione di un sistema la sua eventuale espansione e la sostituzione dei componenti che via via diventano obsoleti. Prendendo ad esempio il punto vendita garden center è bene ricordare che il punto cassa deve sempre mantenere un’efficienza elevata pertanto periodicamente vanno riviste le casse i computer e i dispositivi di lettura dei bar-code per capire se la loro obsolescenza può minare la stabilità delle operazioni degli addetti alla cassa. Verrebbe da chiedere: ma se continuo a cambiare i pc, le stampanti e i dispositivi elettronici come faccio a salvaguardare l’ambiente? In effetti per quanto riguarda la capacità dell’industria hi-tech e dei componenti informatici molto è ancora da fare per ottimizzare il rapporto produzione-consumo-ambiente. E’ comunque già operativa la possibilità di ottenere, attraverso la corretta manutenzione e sostituzione dei componenti tecnologici di in sistema informativo, una riduzione degli sprechi energetici. Ad esempio esistono già da tempo delle etichette che connotano i prodotti informatici che sono in gradi di risparmiare sui consumi energetici come ad esempio “Energy Star”. Ancora. Nel mondo della stampa sia laser che a trasferimento termico si realizzano stampanti sempre più prestanti che hanno come caratteristica fondamentale il risparmio di energia nelle modalità stand-by (attesa). In sintesi è opportuno considerare la tecnologia di un sistema informativo come un investimento che si rinnova continuamente non già nell’ottica dello spreco, ma avendo cura di scegliere sempre quei dispositivi, siano computer, stampanti, touch screen per la cassa o altro, con un occhio alla capacità degli stessi di avere un impatto positivo sulla riduzione degli sprechi energetici a salvaguardia dell’ambiente.

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Il posizionamento web vincente per il Garden Center

La crescita esponenziale di Internet e la costante presenza dei social network (Facebook, Twitter, ecc.) rende il variegato mondo della ragnatela digitale estremamente articolato, ove la semplice presenza, seppur con un sito graficamente accattivante non è sufficiente per garantirsi la notorietà. Bisogna affidarsi ai motori di ricerca. E’ indispensabile progettare un sito web che venga indicizzato e posizionato tra i primi posti nel momento in cui un navigatore, attraverso delle parole chiave, effettui una ricerca e giunga proprio al sito in questione. In altre parole bisogna fare SEO (search engine optimization) per migliorare l’indicizzazione di un sitosia in termini di posizione, sia in termini di qualità delle visite.

I tratti essenziali per mettere in atto delle buone strategie di SEO sono riassumibili in due punti:

  • esprimere contenuti originaliper i motori di ricerca: i contenuti presenti sul sito web devono essere “originali”. Non possono essere in alcun modo delle copie di informazioni già presenti online.
  • aggiornare spesso i contenuti: è necessario fare degli aggiornamenti costanti dei contenuti, magari affiancando per comodità e praticità di risultato una piattaforma blog.

Uno degli strumenti per fare SEO a disposizione del proprietario del sito o del web master, che ne cura l’edizione e la manutenzione, è l’impostazione di una campagna di posizionamento. La strategia alla base di una campagna di posizionamento è di ottenere la massima visibilità. Per realizzare questo obiettivo è indispensabile focalizzare l’attenzione su dei concetti chiave sui quali verrà costruita l’intera campagna. Ad esempio se l’attività di un garden center è prevalentemente imperniata sulle piante da appartamento verdi e sui mobili da giardino bisognerà cominciare a lavorare su queste parole chiave con delle azioni di web marketing mirate per cercare di essere compresi negli indici dei motori di ricerca. Fatti propri questi concetti fondamentali è necessario ricordare che l’attività dei motori di ricerca, così come quella dei concorrenti, è in continua evoluzione, pertanto i cosiddetti spider periodicamente effettuano scansioni della rete per indicizzarne i contenuti. Quindi l’attività di posizionamento non deve essere relegata ad azione “una tantum”, nel senso che impostata la campagna la si mette da parte, ma deve diventare uno strumento di continuo monitoraggio dei concetti chiave che appartengono all’attività con dei risultati misurabili. Spesso navigando tra i vari siti del settore del giardinaggio ci si accorge che esiste una preponderanza delle immagini a discapito del testo. E’ ovvio che le immagini rivestono un ruolo determinante nella definizione dell’insegna del punto vendita e della chiarezza espositiva nei confronti dell’avventore del sito stesso. E’ altresì fondamentale produrre un corredo di testo che, in armonia con le immagini e i video, sappia definire con precisione l’attività del punto vendita in relazione a dei concetti chiave. Per un sito web avere un buon posizionamento nei motori di ricerca significa essere effettivamente rintracciabile da milioni di potenziali utenti che stanno cercando proprio quello che esso offre.

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La stampa ecologica per il Garden

L’attività di stampa di un punto vendita Garden Center è fra le attività più produttive di rifiuti speciali quali i toner e i nastri per la stampa a trasferimento termico. La produzione di documenti cartacei per l’emissione di fatture e la realizzazione di etichette sia da interno che da esterno implica il consumo di cartucce per stampanti e nastri d’inchiostro per la stampa a trasferimento termico. La normativa vigente (D.Lgs. 152/06) qualifica i prodotti esausti della stampa informatica come rifiuti speciali e attribuisce ai possessori di partita IVA specifiche responsabilità e adempimenti per lo smaltimento degli stessi.

Infatti per i possessori di partita iva non è possibile smaltire i rifiuti speciali presso un’isola ecologia o rendendoli a un rivenditore, ma si devono affidare questi toner esausti a delle società abilitate allo smaltimento. Vediamo quali sono gli obblighi per il produttore iniziale di rifiuti speciali (nel nostro caso il punto vendita):

  • Deve presentare, un’analisi chimica effettuata da un laboratorio specializzato ed accreditato, sostenendone il costo, la cui validità è di 6 mesi, per stabilire se si tratta di rifiuto speciale non pericoloso o pericoloso ed allegarne copia al FIR per l’impianto ricevente. (Art. 184 comma 4 D.Lgs. 152/06 – Comma 6 allegato A della direttiva del Ministero dell’Ambiente del 9 Aprile 2002).
  • Se non tenuto all’iscrizione obbligatoria al SISTRI, oppure ad altro sistema di tracciabilità, che entrerà in vigore da giugno 2013, e ciò sarà bene verificarlo con l’ausilio di un consulente ambientale iscritto all’Albo o con l’associazione di categoria di appartenenza, deve ad oggi controllare la validità e farsene dare copia: delle autorizzazioni del trasportatore e dell’impianto ricevente, compilare correttamente il F.I.R. (Formulario Identificativo Rifiuto – 4 copie copiative) consegnare il rifiuto al trasportatore autorizzato, trattenere la 1^ copia ed attendere che gli venga rispedita la IV^ copia firmata dall’impianto ricevente, quindi conservarle per 5 anni.
  • Se invece è tenuto all’iscrizione obbligatoria al SISTRI, oppure ad altro sistema di tracciabilità, che entrerà in vigore da giugno 2013 , deve pagare ogni anno la tassa di iscrizione, che varia a seconda della tipologia dell’azienda, dal numero di dipendenti, dal numero delle sedi operative, richiedere i dispositivi USB alle CCIAA di competenza territoriali, compilare i F.I.R. elettronici poi trasferirli telematicamente in tempo reale agli organi preposti al controllo.

Se consideriamo inoltre che annualmente bisogna compilare il M.U.D. (Modello unico di dichiarazione ambiente) risulta evidente la mole di adempimenti burocratici. Pertanto per quei garden center che non volessero seguire gli adempimenti autonomamente per mancanza di tempo è necessario affidarsi ad aziende competenti e qualificate che abbiano i requisiti di legge per lo smaltimento dei rifiuti speciali, diffidando di roboanti offerte pubblicitarie che in cambio di consumabili nuovi promettono il ritiro di quelli esausti. Indipendentemente dalle sanzioni previste, il garden center che ha il verde nel suo “statuto naturale”, è chiamato a comportamenti sempre più ecologici.

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